Склад, діяльність і збори Адміністративної ради (Статут ( 995_101 ), стаття 17)
1. Адміністративна рада складається із сорока одного члена, які виконують свої функції протягом періоду, що розділяє два послідовних Конгреси.
2. Головування покладається по праву на країну-організатора Конгресу. Якщо ця країна відмовляється від такого права, вона стає членом de jure, і в результаті цього географічна група, до якої вона належить, отримує одне додаткове місце, до якого не застосовуються положення пункту 3. У цьому випадку Адміністративна рада обирає для головування одну із країн-членів, що належать до географічної групи, у яку входить країна-організатор.
3. Сорок інших членів Адміністративної ради обираються Конгресом на основі справедливого географічного розподілу. Принаймні половина членів поновлюється на кожному Конгресі; жодна країна-член не може бути обрана трьома послідовними Конгресами.
4. Кожний член Адміністративної ради призначає свого представника, який повинен бути компетентний у поштовій сфері.
5. Члени Адміністративної ради виконують свої функції безкоштовно. Поточні витрати цієї Ради несе Союз.
6. На Адміністративну раду покладають такі функції:
6.1. Контролювати всю діяльність Союзу в період між Конгресами, забезпечуючи виконання рішень Конгресу, вивчаючи питання, що стосуються урядової політики в поштовій сфері, і з огляду на міжнародну регламентну політику, що стосується комерції служб і конкуренції.
6.2. Розглядати й затверджувати в рамках своєї компетенції будь-які заходи, які вважаються необхідними для збереження й підвищення якості міжнародної поштової служби та її модернізації.
6.3. Координувати й контролювати всі форми поштової технічної допомоги в рамках міжнародного технічного співробітництва; а також надавати їм сприяння.
6.4. Розглядати й затверджувати дворічний бюджет і рахунки Союзу.
6.5. Якщо цього вимагають обставини, дозволяти перевищення межі витрат відповідно до статті 128.3 - 5.
6.6. Установлювати Фінансовий регламент ВПС.
6.7. Установлювати правила, які регулюють Резервний фонд.
6.8. Установлювати правила, що регулюють Спеціальний фонд.
6.9. Установлювати правила, що регулюють Фонд спеціальних видів діяльності.
6.10. Установлювати правила, що регулюють Добровільний фонд.
6.11. Забезпечувати контроль за діяльністю Міжнародного бюро.
6.12. Дозволяти, якщо про це надійшло прохання, перехід до нижчого класу внесків відповідно до умов, передбачених у статті 130.6.
6.13. Дозволяти зміну географічної групи, якщо країна звертається з проханням про це, з урахуванням думки країн-членів заінтересованих географічних груп.
6.14. Установлювати Статут персоналу й умови служби службовців, що обираються.
6.15. Створювати або скасовувати робочі посади Міжнародного бюро з урахуванням обмежень, пов'язаних із установленою межею витрат.
6.16. Установлювати Регламент Соціального фонду.
6.17. Затверджувати складені Міжнародним бюро звіти про діяльність Союзу й фінансову діяльність за дворічний період і, при необхідності, надавати свої коментарі із цього приводу.
6.18. Вирішувати питання про встановлення контактів з поштовими адміністраціями для виконання своїх функцій.
6.19. Після консультації з Радою поштової експлуатації приймати рішення стосовно встановлення контактів з організаціями, які не є спостерігачами де-юре, розглядати й затверджувати звіти Міжнародного бюро про відносини ВПС із іншими міжнародними установами, приймати рішення стосовно доцільності продовження цих контактів і їхнього розвитку; визначати своєчасно після консультації з Радою поштової експлуатації й Генеральним секретарем, яким міжнародним організаціям, асоціаціям, підприємствам і кваліфікованим особам повинно бути запропоновано направити представників на відповідні засідання Конгресу і його Комісій, якщо це відповідає інтересам Союзу або може принести користь роботі Конгресу, і доручити Генеральному директорові Міжнародного бюро видати відповідні запрошення.
6.20. У випадках, коли це вважається необхідним, установлювати, принципи, які Рада поштової експлуатації повинна враховувати під час вивчення питань, що мають значні фінансові наслідки (тарифи, кінцеві витрати, транзитні збори, основні тарифи за авіаперевезення пошти й подача за кордоном письмової кореспонденції), уважно стежити за вивченням цих питань і розглядати й затверджувати пропозиції Ради поштової експлуатації, що стосуються тих самих питань, для забезпечення їхньої відповідності перерахованим вище принципам.
6.21. На прохання Конгресу, Ради поштової експлуатації або поштових адміністрацій вивчати, проблеми адміністративного, законодавчого та юридичного характеру, що стосуються Союзу або міжнародної поштової служби. Адміністративній раді слід вирішувати в перелічених вище сферах питання про доцільність або недоцільність проведення поштовими адміністраціями необхідних досліджень в інтервалі між Конгресами.
6.22. Формулювати пропозиції, які будуть відповідно до статті 124 надаватися на затвердження або Конгресу, або поштовим адміністраціям.
6.23. В рамках своєї компетенції затверджувати рекомендації Ради поштової експлуатації, для прийняття, у разі потреби, регламентації або нової практики в очікуванні вирішення цього питання Конгресом.
6.24. Розглядати річний звіт, складений Радою поштової експлуатації, і будь-які надані нею пропозиції.
6.25. Згідно зі статтею 104.9.16 подавати теми для дослідження на розгляд Ради поштової експлуатації.
6.26. Визначати країну проведення наступного Конгресу у випадку, передбаченому в статті 101.4.
6.27. Вчасно й після консультації з Радою поштової експлуатації визначати кількість Комісій, необхідних для успішного проведення роботи Конгресу, і зазначати їхні функції.
6.28. Після консультації з Радою поштової експлуатації, а також за умови схвалення Конгресом призначати країни-члени, які здатні:
- виконувати функції заступників голови Конгресу з урахуванням, наскільки це можливо, об'єктивного географічного розподілу країн-членів;
- брати участь у Комісіях Конгресу з обмеженим складом.
6.29. Перевіряти й затверджувати проект стратегічного плану, що подається Конгресу й складається Радою поштової експлуатації за допомогою Міжнародного бюро. Перевіряти й затверджувати щорічні перегляди плану, затвердженого Конгресом, на основі рекомендацій Ради поштової експлуатації, та консультуватися з Радою поштової експлуатації стосовно розроблення й щорічного удосконалення плану;
6.30. Визначати рамки організації Консультативного комітету й сприяти організації його роботи відповідно до положень статті 106.
6.31. Визначати критерії приєднання до Консультативного комітету й схвалювати або відхиляти прохання про приєднання згідно з цими критеріями, гарантуючи, що ці прохання будуть розглянуті відповідно до прискореної процедури між зборами Адміністративної ради.
6.32. Призначати членів, які увійдуть до складу Консультативного комітету.
6.33. Одержувати звіти й рекомендації Консультативного комітету й обговорювати їх, а також розглядати його рекомендації для подання Конгресу.
7. На своєму першому засіданні, що скликається головою Конгресу, Адміністративна рада обирає зі своїх членів чотирьох заступників голови й затверджує свій Внутрішній регламент.
8. За скликанням свого голови Адміністративна рада збирається, у принципі, один раз у рік, у штаб-квартирі Союзу.
9. Голова, заступники Голів, Голови Комісій Адміністративної ради, а також Голова групи стратегічного планування створюють Комітет з управління. Цей Комітет готує та керує роботою кожної сесії Адміністративної ради. Він схвалює від імені Адміністративної ради річний звіт про діяльність Союзу, що складається Міжнародним бюро, а також виконує всі завдання, які Адміністративна рада вирішить йому доручити або необхідність яких виникає в процесі стратегічного планування.
10. Представник кожного із членів Адміністративної ради, які беруть участь у роботі сесій цього органу, за винятком зборів, що проходять під час Конгресу, має право або на відшкодування вартості авіаквитка туди й назад в економічному класі або залізничного квитка в 1-му класі, або вартості поїздки будь-яким іншим видом транспорту за умови, що ця вартість не перевищує вартості авіаквитка туди й назад в економічному класі. Те саме право надається кожному члену його Комітетів, Робочих груп або інших органів, якщо вони проводять збори поза Конгресом або сесіями Ради.
11. Голова Ради поштової експлуатації представляє його на засіданнях Адміністративної ради, на порядку денному яких стоять питання, що стосуються органу, яким він керує.
12. Голова Консультативного комітету представляє його на зборах Адміністративної ради, до порядку денного яких унесені питання, що становлять інтерес для Консультативного комітету.
13. Для забезпечення ефективного зв'язку в роботі двох органів Рада поштової експлуатації може призначати представників для участі в зборах Адміністративної ради як спостерігачів.
14. Поштова адміністрація країни, у якій проходять збори Адміністративної ради, запрошується взяти участь у цих зборах як спостерігач, якщо ця країна не є членом Адміністративної ради.
15. Адміністративна рада може запросити до участі у своїх зборах, без права голосу, будь-яку міжнародну організацію, будь-якого представника асоціації або підприємства чи будь-яку кваліфіковану особу, яку вона побажає залучити до участі у своїй роботі. Вона може також запросити на тих самих умовах одну або кілька поштових адміністрацій країн-членів, заінтересованих у питаннях, передбачених у порядку денному.
16. У пленарних засіданнях і зборах Комісій Адміністративної ради без права голосу можуть брати участь, на їхнє прохання, такі спостерігачі:
16.1. Члени Ради поштової експлуатації.
16.2. Члени Консультативного комітету.
16.3. Міжурядові організації, що проявляють інтерес до роботи Адміністративної ради.
16.4. Інші країни-члени Союзу.
17. З матеріально-технічних міркувань Адміністративна рада може обмежувати присутність спостерігачів однією особою. Вона також може обмежувати їхнє право виступати під час обговорень.
18. Члени Адміністративної ради беруть активну участь у її діяльності. Спостерігачам може на їхнє прохання бути дозволено брати участь у дослідженнях, що проводяться, із дотриманням умов, які Рада може встановити для результативності й ефективності її роботи. Їм може також пропонуватися головування в робочих і проектних групах, коли їхнє знання або досвід це виправдують. Участь спостерігачів не повинна спричиняти додаткових витрат для Союзу.
19. У виняткових випадках спостерігачі можуть бути не допущені на збори або на частину зборів. Також може бути обмежене їхнє право одержувати деякі документи, якщо того вимагає конфіденційність теми зборів або документів; рішення про таке обмеження може прийматися в кожному окремому випадку будь-яким заінтересованим органом або його головою; кожний окремий випадок повинен бути доведений до відома Адміністративної ради або Ради поштової експлуатації, якщо розглянуті питання становлять інтерес для цього органу. Якщо Адміністративна рада визнає це необхідним, вона може згодом переглянути обмеження разом з Радою поштової експлуатації, якщо це доцільно.