Склад, діяльність і збори Ради поштової експлуатації (Статут ( 995_101 ), стаття 18)
1. Рада поштової експлуатації складається із сорока членів, які виконують свої функції протягом періоду, що розділяє два послідовних Конгреси.
2. Члени Ради поштової експлуатації обираються Конгресом на основі особливого географічного розподілу. Двадцять чотири місця надаються країнам, що розвиваються і шістнадцять місць - розвиненим країнам. Принаймні третина членів оновлюється на кожному Конгресі.
3. Кожний член Ради поштової експлуатації призначає свого представника, який несе відповідальність відповідно до положень Актів Союзу у сфері надання послуг.
4. Витрати, пов'язані з діяльністю Ради поштової експлуатації, покриваються Союзом. Його члени не одержують жодної винагороди. Витрати, пов'язані з поїздками й перебуванням представників поштових адміністрацій, які беруть участь у роботі Ради поштової експлуатації, покриваються цими адміністраціями. Однак представник кожної з країн, що згідно зі списком Організації Об'єднаних Націй розглядається як такий, що перебуває в несприятливих умовах, має право, за винятком зборів, що проходять під час Конгресу, на відшкодування або вартості авіаквитка туди й назад економічного класу або залізничного квитка в 1-му класі, або вартості поїздки будь-яким іншим видом транспорту за умови, що ця вартість не перевищує вартості авіаквитка економічного класу туди й назад.
5. На своїх перших зборах, що скликаються й відкриваються головою Конгресу, Рада поштової експлуатації обирає з-поміж своїх членів голови, заступника голови, голів Комісій і голови Групи стратегічного планування.
6. Рада поштової експлуатації встановлює свій Внутрішній регламент.
7. Рада поштової експлуатації, у принципі, збирається щороку в місці перебування Союзу. Дата й місце зборів установлюються її головою за узгодженням з головою Адміністративної ради й Генеральним директором Міжнародного бюро.
8. Голова, заступник голови, голови Комісій Ради поштової експлуатації та голова Групи стратегічного планування утворюють Комітет з управління. Цей комітет здійснює підготовку кожної сесії Ради поштової експлуатації та керує її роботою, також виконує всі завдання, які вона йому доручає, або необхідність у яких виникає в процесі стратегічного планування.
9. На Раду поштової експлуатації покладаються такі функції:
9.1. Вивчення найважливіших питань експлуатаційного, комерційного, технічного, економічного характеру й технічного співробітництва, які становлять інтерес для поштових адміністрацій всіх країн-членів Союзу, зокрема, питань, що мають значні фінансові наслідки (тарифи, кінцеві витрати, транзитні витрати, основні тарифи на повітряне перевезення пошти, частки тарифів за поштові посилки й подача за кордоном відправлень письмової кореспонденції), підготовка інформації, оцінок та рекомендацій для вжиття заходів на їхній основі.
9.2. Здійснення перегляду Регламентів Союзу протягом шести місяців після закриття Конгресу, якщо тільки цей Конгрес не прийме іншого рішення. У випадку термінової необхідності Рада поштової експлуатації може також змінювати зазначені Регламенти на інших сесіях. В обох випадках Рада поштової експлуатації керується вказівками Адміністративної ради стосовно політики й основних принципів.
9.3. Координація практичних заходів для розвитку й поліпшення міжнародних поштових служб.
9.4. Здійснення, за умови схвалення Адміністративною радою в рамках компетенції останньої, будь-якої діяльності, що буде вважатися необхідною для збереження й підвищення якості міжнародної поштової служби та її модернізації.
9.5. Підготовка пропозицій, які повинні подаватися для схвалення або Конгресом або поштовими адміністраціями відповідно до статті 125; схвалення Адміністративною радою вимагається тоді, коли ці пропозиції стосуються питань, які знаходяться у компетенції цього органу.
9.6. Розгляд на прохання поштової адміністрації країни-члена будь-якої пропозиції, яку ця поштова адміністрація надсилає в Міжнародне бюро на підставі статті 124, підготовка зауважень стосовно нього й доручення Бюро додавати їх до зазначеної пропозиції перед поданням на схвалення поштовими адміністраціями країн-членів.
9.7. У випадку необхідності, рекомендування, і, якщо доцільно, після схвалення Адміністративною радою, та консультування усіх поштових адміністрацій; прийняття регламентації або нової практики доти, доки Конгрес не ухвалить рішення стосовно цього питання.
9.8. Розроблення й подання у формі рекомендацій поштовим адміністраціям нормативів у технічній, експлуатаційній та інших сферах, у яких практика вимагає стандартизації. До того ж, якщо буде потреба, вона вносить зміни в уже встановлені нею нормативи.
9.9. Перевірка після консультації з Адміністративною радою та за її узгодженням проекту стратегічного плану ВПС, розробленого Міжнародним бюро для подання Конгресу; щорічний перегляд плану, схваленого Конгресом, за сприяння Групи із стратегічного планування, а також Міжнародного бюро й за узгодженням Адміністративної ради.
9.10. Затвердження річного звіту Міжнародного бюро про діяльність Союзу в частині розділів, які стосуються відповідальності й функцій Ради поштової експлуатації.
9.11. Прийняття рішень стосовно контактів, які варто встановити з поштовими адміністраціями для виконання покладених на неї функцій.
9.12. Вивчення питань навчання й професійної підготовки, якими цікавляться нові країни й країни, що розвиваються.
9.13. Вжиття необхідних заходів з метою вивчення й поширення досвіду й досягнень деяких країн в галузі технічної, операційної, економічної та професійної підготовки, що становлять інтерес для поштових служб.
9.14. Вивчення існуючого положення й потреб поштових служб у нових країнах та країнах, що розвиваються, і розроблення належних рекомендацій про шляхи й засоби поліпшення поштових служб у цих країнах.
9.15. Прийняття, за узгодженням з Адміністративною радою, відповідних заходів у сфері технічного співробітництва з усіма країнами-членами Союзу, особливо з новими країнами й країнами, що розвиваються.
9.16. Розгляд всіх інших питань, представлених їй одним із членів Ради поштової експлуатації, Адміністративною радою чи будь-якою іншою поштовою адміністрацією країни-члена.
9.17. Одержувати й обговорювати звіти й рекомендації Консультативного комітету з питань, що становлять інтерес для Ради поштової експлуатації, розглядати й вносити зауваження за рекомендаціями Консультативного комітету для подання Конгресу.
9.18. Призначати членів, які ввійдуть до складу Консультативного комітету.
10. На основі стратегічного плану, затвердженого Конгресом, і, зокрема, частини, що стосується стратегії постійних органів Союзу, Рада поштової експлуатації складає на своїй першій сесії, яка проводиться після Конгресу, основну робочу програму, що включає ряд тактик, спрямованих на реалізацію стратегій. Ця основна програма, яка включає обмежену кількість видів роботи з актуальних тем і тем, що становлять спільний інтерес, переглядається щорічно залежно від нових умов і пріоритетів, а також змін, внесених у стратегічний план.
11. Для забезпечення ефективного зв'язку в роботі двох органів Адміністративна рада може призначати представників для участі у зборах Ради поштової експлуатації в ролі спостерігачів.
12. У пленарних засіданнях і зборах Комісії Ради поштової експлуатації без права голосу можуть брати участь, на їхнє прохання, такі спостерігачі:
12.1. Члени Адміністративної ради.
12.2. Члени Консультативного комітету.
12.3. Міжурядові організації, заінтересовані в роботі Ради поштової експлуатації.
12.4. Інші країни-члени Союзу.
13. З матеріально-технічних міркувань Рада поштової експлуатації може обмежити присутність спостерігачів однією особою. Вона може також обмежити їхнє право брати слово під час обговорень.
14. Члени Ради поштової експлуатації беруть активну участь у її діяльності. Спостерігачам на їхнє прохання може бути дозволено брати участь у дослідженнях, що проводяться, із дотриманням умов, які Рада може встановити для забезпечення результативності й ефективності її роботи. Їм може також пропонуватися головування в робочих та проектних групах, коли їхнє знання або досвід це виправдують. Участь спостерігачів не повинна спричиняти додаткових витрат для Союзу.
15. У виняткових випадках спостерігачі можуть бути не допущені на збори або на частину зборів. Також може бути обмежене їхнє право одержувати деякі документи, якщо того вимагає конфіденційність теми зборів або документів; рішення про таке обмеження може прийматися в кожному окремому випадку будь-яким заінтересованим органом або його головою; кожний окремий випадок повинен бути доведений до відома Адміністративної ради й Ради поштової експлуатації, якщо розглянуті питання становлять особливий інтерес для цього органу. Якщо Адміністративна рада вважає це необхідним, вона може разом з Радою поштової експлуатації згодом переглянути ці обмеження.
16. Голова Консультативного комітету представляє його на зборах Ради поштової експлуатації, до порядку денного яких внесені питання, що становлять інтерес для Консультативного комітету.
17. Рада поштової експлуатації може запрошувати для участі у своїх зборах без права голосу:
17.1. Будь-яку міжнародну організацію чи будь-яку кваліфіковану особу, яку вона побажає залучити до своєї роботи.
17.2. Поштові адміністрації країн-членів, які не входять до складу Ради поштової експлуатації.
17.3. Будь-яку асоціацію або підприємство, з якими вона бажає проконсультуватися з питань, що стосуються його діяльності.