Ведення страхового фонду документації України передбачає забезпечення відповідності документів страхового фонду документації оригіналу діючої документації, їх довгострокове зберігання, переведення на архівне зберігання або анулювання.
З метою виконання функції ведення страхового фонду документації України постачальники документів разом із спеціальними установами страхового фонду документації забезпечують своєчасне внесення змін до документів страхового фонду документації.
{Частина друга статті 12 із змінами, внесеними згідно із Законом № 2310-IV від 11.01.2005 }
Залежно від перспективи подальшого використання документів страхового фонду документації постачальники та центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері страхового фонду документації приймають рішення про анулювання носіїв інформації.
{Частина третя статті 12 із змінами, внесеними згідно із Законом № 5461-VI від 16.10.2012 }