Ведення страхового фонду документації України передбачає забезпечення відповідності документів страхового фонду документації оригіналу діючої документації, їх довгострокове зберігання, переведення на архівне зберігання або анулювання.
З метою виконання функції ведення страхового фонду документації України постачальники документації разом із спеціальними установами страхового фонду документації забезпечують своєчасне внесення змін до документів страхового фонду документації.
Залежно від перспективи подальшого використання документів страхового фонду документації постачальники та Державний департамент страхового фонду документації приймають рішення про анулювання носіїв інформації.