Ведення страхового фонду документації України передбачає забезпечення відповідності документів страхового фонду документації оригіналу діючої документації, їх довгострокове зберігання, переведення на архівне зберігання або анулювання.
З метою виконання функції ведення страхового фонду документації України постачальники документів разом із спеціальними установами страхового фонду документації забезпечують своєчасне внесення змін до документів страхового фонду документації. ( Частина друга статті 12 із змінами, внесеними згідно із Законом N 2310-IV ( 2310-15 ) від 11.01.2005 )
Залежно від перспективи подальшого використання документів страхового фонду документації постачальники та Державний департамент страхового фонду документації приймають рішення про анулювання носіїв інформації.