Самоврядні наукові установи, державні музеї та бібліотеки мають право створювати відділи рукописів та інші структурні підрозділи для постійного зберігання архівних документів, що нагромадилися у сховищах цих установ, а також поповнювати свої фонди і колекції профільними документами.
Документи Національного архівного фонду підлягають обов'язковому державному обліку, що ведеться у порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
Положення про зазначені архівні підрозділи затверджуються відповідними науковими установами, музеями і бібліотеками за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
Архівні установи, що здійснюють повноваження власника, юридичні та фізичні особи, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду, зобов'язані дотримуватися встановленого порядку ведення їх обліку.