Документи Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу підлягають обов’язковому державному обліку, що ведеться в порядку, встановленому Міністерством юстиції України, з метою здійснення контролю за наявністю документів, їх станом, місцем та умовами зберігання.
Архівні установи, що здійснюють повноваження власника, юридичні та фізичні особи, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду, зобов’язані дотримуватися встановленого порядку ведення їх обліку.