Реєстраційний номер суднового журналу складається з числових та буквених символів, розділених дефісами на три групи, та формується уповноваженою посадовою особою Адміністрації судноплавства у такому порядку:
Інформаційними джерелами, які є підставою для внесення інформації до Реєстру, є заява та документи, подані заявником, рішення / повідомлення органів державної влади / установ / організацій тощо.
перша група символів, числові: порядковий номер реєстрації суднового журналу в Реєстрі;
До Реєстру вноситься довідкова інформація, отримана в результаті інформаційних обмінів, із зазначенням джерела, зокрема, додаткові ідентифікаційні дані осіб або суден, щодо яких застосовано санкції, реквізити документів, на підставі яких встановлено обмеження у користуванні судном. Оприлюднення відомостей, пов’язаних із застосуванням санкцій, здійснюється в межах і порядку визначених Законом України «Про санкції» та з урахуванням підстав обробки персональних даних, визначених статтею 11 Закону України «Про захист персональних даних», і обмежень, встановлених статтею 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації» щодо інформації з обмеженим доступом.
друга група символів, буквені та/або числові: назва судна згідно зі Свідоцтвом про право власності на судно;
Реєстр забезпечує формування статистичних звітів за відомостями про суднові журнали судна внутрішнього плавання, визначеними в пункті 10 цього розділу, за вибірковим методом.
третя група символів, числові: порядковий номер зареєстрованого суднового журналу відповідного судна.