ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 № 1886/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1429/26206
ВИМОГИ
до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ
{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 1019/5 від 10.04.2025}
I. Загальні положення
1. Ці Вимоги визначають структуру та зміст XML-схеми обкладинок архівних електронних справ (далі - ОАЕС), дозволяють унормувати створення інформаційних об’єктів, які призначені для приймання-передавання архівних електронних справ до державних архівних установ та архівних відділів міських рад від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності (далі - установа).
2. На підставі цих Вимог центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства створюється еталонна XML-схема ОАЕС.
3. Еталонна XML-схема ОАЕС призначена для впровадження в інформаційних автоматизованих системах (далі - ІАС) установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад з метою контролю правильності створення відповідних XML-документів.
4. Еталонна XML-схема ОАЕС складається з таких XML-компонентів: контейнер, елемент, атрибут.
5. Терміни та визначення, що застосовуються у цих Вимогах, відповідають тим, які визначені Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з ЕД).
6. Принципи побудови моделі UІО, інформаційної взаємодії систем за допомогою UІО (структура XML-компонентів, їх допустима кількість (кратність) у структурі UІО, типи даних, словник мнемонік англомовної семантики для визначення ідентифікаторів XML-компонентів), а також загальні вимоги до UІО, його структури та змісту відповідають Вимогам до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200.
II. Модель ОАЕС
1. Модель ОАЕС складається із зон описування: «Заголовок», «Створювач», «Користування», «Архів», «Документи», «Зберігання», «Розширення».
2. Зони описування ОАЕС оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML. Зона «Заголовок» розміщується на нульовому рівні ієрархії в структурі ОАЕС, інші зони є вкладеними в зону «Заголовок» та розміщуються на першому рівні цієї ієрархії. Всі інші XML-компоненти ОАЕС є похідними від визначених зон описування, сумісні з ними за принципом «знизу вгору», оформлюються як вкладені елементи, що розташовані на інших верхніх рівнях ієрархії в структурі ОАЕС.
3. У змісті зони можуть бути використані XML-компоненти тільки з переліку, визначеного у цих Вимогах для даної зони, зі встановленою допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у цих Вимогах типом даних. Виняток становить зона «Розширення» - склад і структура XML-компонентів цієї зони визначаються під час впровадження ОАЕС у діяльність установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад або зміни організації їх роботи.
III. Порядок обробки файлів ОАЕС
1. Деякі зони ОАЕС можуть містити двійкові дані в кодуванні Base64, а саме у зону «Документ» додаються відомості у форматі XML про всі архівні електронні документи (далі — АЕД), з яких сформовано архівну електронну справу відповідно до друкованої форми архівної електронної справи, визначеної у додатку 16 до Порядку роботи з ЕД. Це забезпечить подальшу автоматизацію роботи з архівними електронними справами в державних архівних установах та архівних відділах міських рад.
{Пункт 1 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025 }
2. За потреби в зону «Розширення» UІО можна інкапсулювати файли, створені в будь-яких форматах (PDF, DOC, RTF, XLS, PPT, ODT, AVI тощо).
IV. Описання зон UІО
1. Зону «Заголовок» утворює XML-контейнер UIO нульового рівня ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення загальної структури ОАЕС та описання коду мови його змісту, а також стандарту кодування XML-документа.
2. Зону «Створювач» утворює XML-контейнер AgentAuthor першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих юридичної особи, що створила ОАЕС або внесла зміни до нього.
3. Зону «Користування» утворює XML-елемент AccessHistory першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-атрибути якого містять метадані історії користування ОАЕС.
4. Зону «Архів» утворює XML-контейнер AgentAddresseRecord першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих державної архівної установи, архівного відділу міських рад, до яких передаються на зберігання АЕД, зазначені в ОАЕС.
5. Зону «Документи» утворює XML-контейнер Record першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих всіх АЕД, з яких сформовано архівну електронну справу.
6. Зону «Зберігання» утворює XML-контейнер ArchivalPreserv першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих архівного зберігання архівної електронної справи.
7. Ієрархічну структуру всіх зон ОАЕС разом з допустимими для них XML-компонентами представлено в додатку до цих Вимог.
V. Скорочення у додатку
А — XML-атрибут.
Е — XML-елемент.
ЕК — експертна комісія.
ЕПК — експертно-перевірна комісія.
ЕПОС — електронний примірник описів справ постійного зберігання.
ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.
К — XML-контейнер.
КЕП — кваліфікований електронний підпис.
П. І. Б. — прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності).»;
ISO 639-1:2002 - ISO 639-1:2002 Codes for the representation of names of languages - Part 1: Alpha-2 code (Коди для представлення назв мов. Частина 1. Двобуквений код).
{Розділ V в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025 }
Заступник директора
Департаменту взаємодії
з органами влади
С.В. Мартиненко
Додаток
до Вимог до структури та змісту
XML-схеми обкладинок архівних
електронних справ
(пункт 7 розділу IV)
Структура та зміст XML-схеми
обкладинок архівних електронних справ
Схема
Інд
Тип
0
1
2
3
Назва XML-атрибута
Кратність
Тип
даних
Опис
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
АЕС
1
К
0
UIO
1
String
Містить службову інформацію, необхідну для правильної обробки та інтерпретації всього ОАЕС в цілому
АЕС
2
А
formatUIO
1
String
Стандарт XML
АЕС
3
А
versionUIO
1
String
Версія XML-схеми
АЕС
4
А
codeLanguageUIO
1
String
Код мови змісту
АЕС
5
А
encodingUIO
1
String
Стандарт кодування символів
АЕС
6
К
1
Access
0
String
Містить інформацію про обмеження доступу до АЕС
АЕС
7
А
codeAccess
1
Enum
Код доступу до інформації ОАЕС
АЕС
8
А
nameRequisitesFileRestrictionAccess
1
String
Назва грифа обмеження доступу
АЕС
9
А
groundsActionFileRestrictionAccess
1
String
Посилання на нормативний документ, відповідно до вимог якого здійснюється організація роботи з документною інформацією з обмеженим доступом
АЕС
10
А
groundsPeriodFileRestrictionAccess
1
String
Посилання на норму у нормативному документі, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації
АЕС
11
А
periodRestrictionAccess
1
String
Строк обмеження доступу до документної інформації
АЕС
12
Е
3
PersFileRestrictionAccess
1
String
Метадані особи, яка обмежила доступ до інформації, що міститься в інкапсульованих в ОАЕС ЕД або його додатках
АЕС
13
А
namePersFileRestrictionAcces
1
String
П. І. Б. особи, що обмежила доступ до інформації
АЕС
14
А
rankOffPersFileRestrictionAcces
0
String
Посада особи, що обмежила доступ до інформації
АЕС
15
Е
3
RemovalFileRestrictionAccess
1
String
Метадані зняття обмеження доступу до ОАЕС
АЕС
16
А
dateRecordRemovalFileRestrictionAccess
1
String
Дата протоколу з рішенням ЕК установи, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації. Передчасне зняття обмеження доступу до документної інформації можливо на підставі документа, що фіксує виявлення порушення щодо неправомірного обмеження доступу до цієї інформації. У разі якщо установа, яка створила документ, що містить інформацію з обмеженим доступом, ліквідована без правонаступника, рішення про зняття обмеження доступу до цієї інформації здійснюється на підставі експертного висновку державного експерта в галузі, до якої відноситься установа, що створила ОАЕС
АЕС
17
А
numberRecordRemovalFileRestrictionAccess
1
String
Номер протоколу з рішенням ЕК установи або ЕПК державного архіву, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації, або документа, що знімає обмеження доступу до документної інформації, якщо було встановлено, що обмеження доступу до цієї інформації було встановлено неправомірно
АЕС
18
К
1
AgentAuthor
1-n
String
Метадані установи, яка створила або змінила ОАЕС
АЕС
19
А
fullNameAgentAuthor
1
String
Найменування установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
20
А
shortNameAgentAuthor
0
String
Скорочене найменування установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
21
А
ownershipAgentAuthor
0
String
Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
22
А
stateCodeAgentAuthor
1
Num
Код за ЄДРПОУ установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
23
А
mandateAgentAuthor
0
String
Метадані про правові повноваження та функції установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
24
Е
2
AddrAgentAuthor
1
String
Метадані адреси установи, яка створила або змінила ОАЕС
АЕС
25
А
postAddrAgent
1
String
Поштова адреса установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
26
А
cityAddrAgent
1
String
Назва населеного пункту установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
27
А
areaAddrAgent
1
String
Назва району установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
28
А
regionAddrAgent
1
String
Назва області установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
29
А
postCodeAddrAgent
1
String
Поштовий індекс установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
30
А
eContactAddrAgent
1
String
Адреса електронного засобу комунікації установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
31
К
2
DepartmentAgentAuthor
1
String
Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС
АЕС
32
А
nameDepartmentAgentAuthor
1
String
Назва підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
33
А
nameProgDepartmentAgentAuthor
1
String
Назва програмного засобу створення та користування ОАЕС підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
34
Е
3
AddrDepartmentAgentAuthor
1
String
Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС
АЕС
35
А
postAddrDepartmentAgent
1
String
Поштова адреса підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
36
А
cityAddrDepartmentAgent
1
String
Назва населеного пункту підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
37
А
areaAddrDepartmentAgent
1
String
Назва району підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
38
А
regionAddrDepartmentAgent
1
String
Назва області підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
39
А
postCodeAddrDepartmentAgent
1
String
Поштовий індекс підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
40
А
eContactAddrDepartmentAgent
1
String
Адреса електронного засобу комунікації підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
41
К
3
OffPersDepartmentAgentAuthor
1
String
Метадані посадової особи установи, яка створила або змінила ОАЕС
АЕС
42
А
nameOffPersDepartmentAgentAutho
1
String
П. І. Б. офіційної особи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
43
А
rankOffPersDepartmentAgentAutho
1
String
Посада особи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС
44
Е
4
SignOffPersDepartmentAgentAuthor
1
String
Метадані КЕП посадової особи установи, яка підписала новий або змінений АЕД
АЕС
45
А
algorithmSignOffPersDepartmentAgentAuthor
0
String
Стандарт КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС
46
А
formatSignOffPersDepartmentAgentAuthor
0
String
Формат даних КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС
47
А
encodingSignOffPersDepartmentAgentAuthor
0
String
Кодування даних КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС
48
А
nameProgSignOffPersDepartmentAgentAuthor
0
String
Назва програмного засобу КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС
49
А
nameFileSignOffPersDepartmentAgentAuthor
1
String
Найменування файла для інкапсуляції підписаних даних та даних КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС
50
А
fileSignOffPersDepartmentAgentAuthor
1
Base64
Файл зовнішнього КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС
51
Е
2
GroundsAgentAuthor
0
String
Метадані підстави для зміни ОАЕС установою
АЕС
52
А
dateRecordGroundsAgentAuthor
1
String
Дата документа про внесення змін до ОАЕС
АЕС
53
А
numberRecordGroundsAgentAuthor
1
String
Номер документа про внесення змін до ОАЕС
АЕС
54
А
descriptionGroundsAgentAuthor
1
String
Описання змін, що було внесено до ОАЕС
АЕС
55
К
1
AccessHistory
0-n
String
Містить інформацію про історію користування ОАЕС
АЕС
56
А
dateAccessHistory
1
DateTime
Дата і час транзакції з ОАЕС
АЕС
57
А
loginAccessHistory
0
String
Логін користувача ОАЕС
АЕС
58
А
nameOffPersAccessHistory
1
String
П. І. Б. користувача ОАЕС
АЕС
59
А
codeRightsActionAccessHistory
1
String
Код прав щодо модифікації ОАЕС
АЕС
60
К
1
AgentAddresseRecord
1-n
String
Метадані архіву (державної архівної установи, архівного відділу міських рад), до якого передаються архівні електронні справи
АЕС
61
А
fullNameAgentAddresseRecord
1
String
Найменування архіву
АЕС
62
А
shortNameAgentAuthor
0
String
Скорочене найменування архіву
АЕС
63
А
ownershipAgentAuthor
0
String
Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму архіву
АЕС
64
А
stateCodeAgentAuthor
1
Num
Код за ЄДРПОУ архіву
АЕС
65
А
mandateAgentAuthor
0
String
Метадані про правові повноваження та функції архіву
АЕС
66
Е
2
AddrAgentAddresseeRecord
1
String
Метадані архіву
АЕС
67
А
postAddrAgentAddresseRecord
1
String
Поштова адреса архіву в населеному пункті
АЕС
68
А
cityAddrAgentAddresseRecord
1
String
Назва населеного пункту архіву ЕПОС
АЕС
69
А
areaAddrAgentAddresseRecord
1
String
Назва району архіву
АЕС
70
А
regionAddrAgentAddresseRecord
1
String
Назва області архіву
АЕС
71
А
postCodeAddrAgentAddresseRecord
1
String
Поштовий індекс архіву
АЕС
72
А
eContactAddrAgentAddresseRecord
1
String
Адреса електронного засобу комунікації архіву
АЕС
73
К
1
Record
1
String
Для файлів обкладинок АЕС
АЕС
74
А
nameFileRecord
1
String
Назва файла АЕС
АЕС
75
А
nameFormatFileRecord
1
String
Найменування формату АЕС
АЕС
76
А
encodingFileRecord
1
String
Стандарт кодування символів АЕС
АЕС
77
А
dataFileRecord
1
Base64
Кодовані у символьний формат дані файла АЕС
АЕС
78
К
1
ArchivalRecords
1
String
Містить інформацію про метадані архівної електронної справи
АЕС
79
Е
2
ArchivalRecord
1-n
String
Містить інформацію про АЕД та ЕД, що в них знаходяться, з яких сформовано архівну електронну справу
АЕС
80
А
ordNum
1
Num
Порядковий номер документа
АЕС
81
А
nameFileRecord
1
String
Назва файла АЕД
АЕС
82
А
registrationIndexRecord
1
String
Реєстраційний індекс ЕД, що міститься в АЕД
АЕС
83
А
dateRecord
1
Date
Дата створення ЕД, що міститься в АЕД
АЕС
84
А
titleRecord
0
String
Заголовок ЕД, що міститься в АЕД
АЕС
85
К
1
ArchivalPreserv
1
String
Містить інформацію про метадані архівної електронної справи
АЕС
86
К
2
MetadataArchival Preserv
1-n
String
Метадані архівного описування ЕД
АЕС
87
А
numberFundMetadataArchivalPreserv
1
String
Номер фонду
АЕС
88
А
numberInventoryMetadataArchivalPreserv
1
String
Номер опису справ постійного зберігання
АЕС
89
А
numberFolderMetadataArchivalPreserv
1
String
Номер справи
АЕС
90
А
titleFolderMetadataArchivalPreserv
1
String
Заголовок справи
АЕС
91
А
dateFolderMetadataArchivalPreserv
1
String
Крайні дати створення ЕД
АЕС
92
А
periodFolderMetadataArchivalPreserv
1
Num
Строк зберігання АЕД
АЕС
93
Е
2
LocateHistoryArchivalPreserv
0-n
String
Метадані історії зберігання ОАЕС в державному архіві
АЕС
94
А
dateLocateHistoryArchivalPreserv
1
Date
Дата надходження ОАЕС до державного архіву
АЕС
95
А
idenifierMediaLocateHistoryArchivalPreserv
1
String
Ідентифікатор носія та сховища
АЕС
96
А
typeMediaLocateHistoryArchivalPreserv
1
String
Тип носія
АЕС
97
А
linkFileLocateHistoryArchivalPreserv
1
String
Посилання на файл ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається
АЕС
98
А
linkFileReservLocateHistoryArchivalPreserv
1
String
Посилання на резервну копію файла ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається
АЕС
99
К
2
VerificHistoryArchivalPreserv
0-n
String
Метадані перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС
100
А
dateVerificHistoryArchivalPreser
1
Date
Дата перевіряння
АЕС
101
К
3
AgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Метадані установи, що здійснила перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС
102
А
fullNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
Date
Найменування установи, що здійснила перевіряння
АЕС
103
А
shortNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv
0
String
Скорочене найменування установи, що здійснила перевіряння
АЕС
104
А
ownershipAgentVerificHistoryArchivalPreserv
0
String
Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що здійснила перевіряння
АЕС
105
А
stateCodeAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
Num
Код за ЄДРПОУ установи, що здійснила перевіряння
АЕС
106
А
mandateAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Дані про правові повноваження та функції установи, що здійснила перевіряння
АЕС
107
Е
4
AddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Метадані адреси установи, що здійснила перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС
108
А
postAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Поштова адреса установи, що здійснила перевіряння, в населеному пункті
АЕС
109
А
cityAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Назва населеного пункту установи, що здійснила перевіряння
АЕС
110
А
areaAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Назва району установи, що здійснила перевіряння
АЕС
111
А
regionAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Назва області установи, що здійснила перевіряння
АЕС
112
А
postCodeAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Поштовий індекс установи, що здійснила перевіряння
АЕС
113
А
eContactAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Адреса електронного засобу комунікації установи, що здійснила перевіряння
АЕС
114
Е
4
OffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Метадані посадової особи, що здійснила перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС
115
А
nameOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
П. І. Б. особи, яка здійснила перевіряння КЕП
АЕС
116
А
rankOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Посада особи, яка здійснила перевіряння КЕП
АЕС
117
А
loginOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreser
1
String
Логін особи, яка здійснила перевіряння КЕП
АЕС
118
К
3
ResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Метадані результатів перевірки справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС
119
А
identifierResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Ідентифікатор ОАЕС
АЕС
120
А
validResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv
1
Enum
Результат перевіряння справжності ОАЕС за його КЕП
АЕС
121
Е
4
ResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Метадані результатів перевіряння КЕП ОАЕС
АЕС
122
А
identifierResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv
1
String
Ідентифікатор КЕП ОАЕС
АЕС
123
А
validResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv
1
Enum
Результат перевіряння КЕП ОАЕС
АЕС
124
К
1
EXT
0
String
Призначений для включення інформації, що не передбачена структурою та змістом ОАЕС, але необхідна для здійснення діяльності, для забезпечення якої використовується ОАЕС, виходячи з особливостей організації цієї діяльності
{Додаток в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025 }