Наявність документів
1. Без обмеження правил, що регулюють державну допомогу, орган управління забезпечує, щоб всі супровідні документи відносно видатків, що отримують підтримку з Фондів і EMFF для операцій, для яких сукупні прийнятні видатки становлять менше 1000000 євро, було надано Комісії та Європейській Рахунковій Палаті на запит на період у три роки з 31 грудня після подання звітності, до якої включено видатки на операцію.
У разі операцій, крім зазначених у першому підпараграфі, всі супровідні документи надають на дворічний період з 31 грудня після подання звітності, до якої включено остаточні видатки на завершену операцію.
Орган управління може ухвалити рішення про застосування до операцій, для яких сукупні прийнятні видатки нараховують менше 1000000 євро, правила, зазначеного в другому підпараграфі.
Строк, зазначений у першому чи другому підпараграфі, переривають в разі судових проваджень або на належно обґрунтований запит Комісії.
2. Орган управління повинен повідомити бенефіціарам про початкову дату періоду, зазначеного в параграфі 1.
3. Документи повинні зберігатися в оригіналі, або у формі засвідчених копій оригіналів, або на загальноприйнятих носіях даних, включаючи електронні версії оригіналів або документи, що існують лише в електронній формі. Якщо документи зберігаються на загальноприйнятих носіях даних згідно з процедурою, встановленою в параграфі 5, оригінали не вимагаються.
4. Документи зберігають у формі, що дозволяє встановлення особи суб’єктів даних не довше, ніж це необхідно для цілей збирання даних чи їх подальшого опрацювання.
5. Процедуру засвідчення відповідності документів, що зберігають на загальноприйнятих носіях даних, оригіналу документу встановлюють національні органи, які забезпечують, щоб збережені версії відповідали вимогам національного законодавства, а також щоб на них можна було покладатися для цілей аудиту.
6. Якщо документ існує виключно в електронному вигляді, використовувані комп’ютерні системи, повинні відповідати прийнятим стандартам безпеки, що забезпечують, щоб збережені документи відповідали вимогам національного законодавства та щоб на них можна було покладатися для цілей аудиту.
Секція II
Закриття операційних програм