ДОДАТОК XIII
КРИТЕРІЇ ПРИЗНАЧЕННЯ ОРГАНУ УПРАВЛІННЯ ТА ОРГАНУ ІЗ ЗАСВІДЧЕННЯ
1. МЕХАНІЗМИ ВНУТРІШНЬОГО КОНТРОЛЮ
(i) Наявність організаційної структури, що охоплює функції органу управління та органу із засвідчення, а також розподілення функцій у рамках кожного з таких органів, та забезпечує дотримання принципу відокремлення функцій, за необхідності.
(ii) Рамки забезпечення, в разі делегування завдань проміжним органам, означення їхніх відповідних обов’язків і відповідальності, перевірки їхньої спроможності виконувати делеговані завдання та наявності процедур звітування.
(iii) Процедури звітування та моніторингу порушень і відшкодування необґрунтовано сплачених сум.
(iv) План розподілення відповідних людських ресурсів з необхідними технічними навичками, на різних рівнях і для різних функцій в організації.
2. УПРАВЛІННЯ РИЗИКАМИ
З урахуванням принципу пропорційності, рамки для забезпечення того, щоб відповідні заходи управління ризиками було здійснено, за необхідності, та, зокрема, в разі внесення істотних змін до діяльності.
3. ДІЯЛЬНІСТЬ З УПРАВЛІННЯ ТА КОНТРОЛЮ
A. Орган управління
(i) Процедури відносно заявок на отримання грантів, підтвердження заявок, відбору для фінансування, в тому числі інструкції та настанови, що забезпечують внесок операцій, відповідно до пункту (a)(i) статті 125(3), в напрямку досягнення конкретних цілей і результатів відповідного пріоритету.
(ii) Процедури для перевірок управління, в тому числі адміністративних перевірок відносно кожної заявки на відшкодування, поданої бенефіціарами, та перевірок операцій на місцях.
(iii) Процедури розгляду заявок на відшкодування, поданих бенефіціарами, та надання дозволів на платежі.
(iv) Процедури для системи збирання, запису та зберігання даних у електронному вигляді щодо кожної операції, в тому числі, за необхідності, даних щодо індивідуальних учасників і розподілу даних про показники за статтю, за необхідності, та забезпечення відповідності систем безпеки міжнародно визнаним стандартам.
(v) Процедури, встановлені органом управління для забезпечення того, щоб бенефіціари вели окрему звітну систему, або належний бухгалтерський код для всіх транзакцій, щодо відносяться до операції.
(vi) Процедури впровадження дієвих і пропорційних заходів боротьби з шахрайством.
(vii) Процедури забезпечення наявності документації, необхідної для проведення аудиту та системи архівування.
(viii) Процедури складання декларації управління, зазначеної в пункті (а) статті 59(5) Фінансового регламенту, та річного короткого викладу заключних аудиторських висновків і проведеного контролю, в тому числі встановлених недоліків, зазначених у пункті (b) статті 59(5) Фінансового регламенту.
(ix) Процедури забезпечення надання бенефіціару документу з викладенням умов для надання підтримки кожній операції.
B. Орган із засвідчення
(i) Процедури засвідчення заявок до Комісії на проміжні платежі.
(ii) Процедури складання звітності і засвідчення її достовірності, повноти та точності, а також того, що видатки відповідають застосовному праву з урахуванням результатів усіх аудитів.
(iii) Процедури забезпечення наявності належного аудиторського сліду шляхом зберігання звітних записів, у тому числі сум, що підлягають відшкодуванню, сум, які було відшкодовано, та сум, знятих для кожної операції, в електронному вигляді.
(iv) За необхідності, процедури забезпечення того, що орган із засвідчення отримує належну інформацію від органу управління про проведені перевірки та результати аудитів, проведених органом аудиту або за його відповідальності.
4. МОНІТОРИНГ
A. Орган управління
(i) Процедури з підтримки роботи комітету з моніторингу
(ii) Процедури з розробки та подання до Комісії річного та заключного звітів про імплементацію.
B. Орган із засвідчення
Процедури виконання обов’язків органу із засвідчення з моніторингу результатів перевірок управління та результатів аудитів, проведених органом аудиту або за його відповідальності, до подання до Комісії заявок на платежі.