Голова наглядової ради або за дорученням голови наглядової ради корпоративний секретар товариства безпосередньо або за допомогою електронного чи факсимільного зв’язку забезпечує ознайомлення членів наглядової ради з матеріалами до питань, що пропонуються до розгляду.розгляду на засіданні наглядової ради у формі заочного голосування.
Члени наглядової ради зобов’язані протягом строку, визначеного головою наглядової ради, повідомити про результати голосування з кожного питання порядку денного, які винесені на заочне голосування, голові наглядової ради та/або корпоративному секретарю за допомогою електронного чи факсимільного зв’язку.
За дорученням голови наглядової ради корпоративний секретар надсилає на адресу електронної пошти кожному члену наглядової ради бюлетень для голосування з питань порядку денного. Такий бюлетень має містити питання порядку денного, проекти рішень з питань порядку денного та варіанти голосування (“за”, “проти”) з кожного питання порядку денного, а також дату закінчення строку прийняття бюлетеня.
Після закінчення строку, визначеного головою наглядової ради, або до закінчення цього строку за умови одержання повідомлень від усіх членів наглядової ради корпоративний секретар протягом п’яти робочих днів оформляє протокол засідання наглядової ради, проведеного у формі заочного голосування.
Член наглядової ради в разі прийняття рішення шляхом заочного голосування (опитування) голосує, заповнюючи та підписуючи бюлетень для заочного голосування (опитування).
У разі наявності у членів наглядової ради, які брали участь у засіданні наглядової ради шляхом електронного заочного голосування, окремої думки щодо винесених на заочне голосування питань вона викладається письмово та додається до зазначеного протоколу. Повідомлення (бюлетень) з результатами голосування членів наглядової ради, що брали участь у заочному голосуванні на засіданні наглядової ради, додаються до протоколу і є його невід’ємною частиною.
Члени наглядової ради зобов’язані в установлений строк надіслати підписані ними бюлетені з результатами голосування щодо кожного питання порядку денного засідання наглядової ради електронною поштою або засобами поштового зв’язку на адресу голови наглядової ради та корпоративного секретаря.
Після закінчення строку, визначеного головою наглядової ради, або до закінчення такого строку за умови одержання бюлетенів від усіх членів наглядової ради корпоративний секретар протягом п’яти робочих днів оформляє протокол засідання наглядової ради, проведеного у формі заочного голосування.
У разі наявності у членів наглядової ради, які брали участь у засіданні наглядової ради у формі заочного голосування, окремої думки щодо винесених на заочне голосування питань вона викладається письмово та додається до зазначеного протоколу. Бюлетені з результатами голосування членів наглядової ради, що брали участь у заочному голосуванні на засіданні наглядової ради, додаються до протоколу і є його невід’ємною частиною.
Протокол засідання наглядової ради, яке проведене шляхом заочного голосування, підписує голова наглядової ради та корпоративний секретар.
Датою прийняття рішення вважається останній день строку, протягом якого члени наглядової ради мали надіслати підписані бюлетені.