Голова наглядової ради або за дорученням голови наглядової ради корпоративний секретар товариства безпосередньо або за допомогою електронного чи факсимільного зв’язку забезпечує ознайомлення членів наглядової ради з матеріалами до питань, що пропонуються до розгляду на засіданні наглядової ради у формі заочного голосування.
За дорученням голови наглядової ради корпоративний секретар надсилає на адресу електронної пошти кожному члену наглядової ради бюлетень для голосування з питань порядку денного. Такий бюлетень має містити питання порядку денного, проекти рішень з питань порядку денного та варіанти голосування (“за”, “проти”) з кожного питання порядку денного, а також дату закінчення строку прийняття бюлетеня.
Член наглядової ради в разі прийняття рішення шляхом заочного голосування (опитування) голосує, заповнюючи та підписуючи бюлетень для заочного голосування (опитування).
Члени наглядової ради зобов’язані в установлений строк надіслати підписані ними бюлетені з результатами голосування щодо кожного питання порядку денного засідання наглядової ради електронною поштою або засобами поштового зв’язку на адресу голови наглядової ради та корпоративного секретаря.
Після закінчення строку, визначеного головою наглядової ради, або до закінчення такого строку за умови одержання бюлетенів від усіх членів наглядової ради корпоративний секретар протягом п’яти робочих днів оформляє протокол засідання наглядової ради, проведеного у формі заочного голосування.
У разі наявності у членів наглядової ради, які брали участь у засіданні наглядової ради у формі заочного голосування, окремої думки щодо винесених на заочне голосування питань вона викладається письмово та додається до зазначеного протоколу. Бюлетені з результатами голосування членів наглядової ради, що брали участь у заочному голосуванні на засіданні наглядової ради, додаються до протоколу і є його невід’ємною частиною.
Протокол засідання наглядової ради, яке проведене шляхом заочного голосування, підписує голова наглядової ради та корпоративний секретар.
Датою прийняття рішення вважається останній день строку, протягом якого члени наглядової ради мали надіслати підписані бюлетені.