Член наглядової ради вважається присутнім на засіданні наглядової ради, якщо він не перебуває в місці його проведення, але бере участь у засіданні наглядової ради за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку (у форматі відеоконференції), які дають йому змогу чути інших членів наглядової ради, які беруть участь у засіданні, спілкуватися з ними, отримувати пояснення, знайомитися з документами та отримувати всю інформацію, необхідну для прийняття рішень з питань порядку денного, та голосувати. Під час участі у засіданні за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку результати голосування члена наглядової ради мають бути такими, що чітко ідентифікуються, - проголошення вголос результатів його голосування (“за”, “проти” чи “утримався”) та підняттям руки.
За рішенням голови наглядової ради, а у разі його відсутності - заступника голови наглядової ради засідання наглядової ради (або участь окремих членів наглядової ради у її засіданні) може відбуватися з використанням технічних засобів електронних комунікацій (у формі відеоконференції). У такому разі засідання наглядової ради проводиться в порядку, визначеному для очного засідання наглядової ради.
За рішенням голови наглядової ради засідання наглядової ради можуть проводитися шляхом заочного голосування.
Голова наглядової ради або за дорученням голови наглядової ради корпоративний секретар товариства безпосередньо або за допомогою електронного чи факсимільного зв'язку забезпечує ознайомлення членів наглядової ради з матеріалами до питань, що пропонуються до розгляду.
Корпоративний секретар товариства веде та оформлює протокол, зокрема організовує його підписання членами наглядової ради, а також надає кожному члену наглядової ради копію оформленого та підписаного протоколу. Корпоративний секретар товариства для цілей фіксації засідання наглядової ради за її згодою організовує аудіо- та/або відеозйомку засідання.
Члени наглядової ради зобов'язані протягом строку, визначеного головою наглядової ради, повідомити про результати голосування з кожного питання порядку денного, які винесені на заочне голосування, голову наглядової ради та/або корпоративного секретаря товариства за допомогою електронного чи факсимільного зв'язку.
Після закінчення строку, визначеного головою наглядової ради, або до закінчення цього строку за умови одержання повідомлень від усіх членів наглядової ради корпоративний секретар протягом п'яти робочих днів оформлює протокол засідання наглядової ради, проведеного у формі заочного голосування.
У разі наявності у членів наглядової ради окремої думки щодо винесених на заочне голосування питань вона викладається письмово та додається до цього протоколу. Повідомлення (бюлетень) з результатами голосування членів наглядової ради, що брали участь у заочному голосуванні на засіданні наглядової ради, додаються до протоколу і є його невід'ємною частиною.
Протокол засідання наглядової ради, яке проведене шляхом заочного голосування, підписує голова наглядової ради та корпоративний секретар.