Для визначення достовірності походження та проведення перевірки цілісності електронних даних, а також ідентифікації державної установи як підписувача, у тому числі для засвідчення відповідності електронних копій електронного та паперового (фотокопія) документів оригіналу у випадках, передбачених законодавством, установа застосовує кваліфіковану електронну печатку. При цьому кваліфікована електронна печатка створюється за допомогою захищених носіїв особистих ключів.
Перелік електронних документів, які потребують засвідчення електронною печаткою, визначається інструкцією з діловодства державної установи.
Рішенням державної установи (її керівника) визначаються необхідність використання кваліфікованої електронної печатки та уповноважені посадові особи, відповідальні за її застосування.