Для формування пропозицій щодо розподілу субвенції обласною, Київською міською держадміністрацією (військовою адміністрацією) надсилається лист до районної у м. Києві держадміністрації, виконавчого органу міської, районної у місті (у разі утворення), сільської, селищної ради про формування пропозицій щодо розподілу субвенції та за розпорядженням голови обласної, Київської міської держадміністрації утворюється відповідна регіональна комісія, яка є консультативно-дорадчим органом, затверджується положення про таку комісію та її склад.
До складу регіональної комісії входять від дев’яти до 13 осіб. Загальна кількість членів регіональної комісії повинна становити непарну кількість осіб.
Головою регіональної комісії є заступник голови обласної, Київської міської держадміністрації (військової адміністрації), заступником голови регіональної комісії - начальник служби у справах дітей обласної, Київської міської держадміністрації (військової адміністрації).
До складу регіональної комісії головою обласної, Київської міської держадміністрації (військової адміністрації) включаються керівники структурних підрозділів з питань соціального захисту населення, фінансів, освіти, житлово-комунального господарства, управлінь (департаментів) містобудування та архітектури, регіонального розвитку та будівництва, капітального будівництва, юридичної служби, центру соціальних служб/центру надання соціальних послуг.
За згодою з правом дорадчого голосу до складу регіональної комісії можуть включатися уповноважені представники громадськості та інших установ.
Для відбору до складу регіональної комісії уповноважених представників громадськості та інших установ обласна, Київська міська держадміністрація (військова адміністрація) розміщує на своєму офіційному веб-сайті оголошення про подання кандидатур до складу регіональної комісії, в якому зазначаються вимоги до кандидатів, строки подання заяв про включення до складу регіональної комісії та дані про контактну особу для подання додаткової інформації.
Заява про включення до складу регіональної комісії кандидата від уповноважених представників громадськості та інших установ подається у довільній формі та повинна містити інформацію про особу, яка подає заяву, а саме: прізвище, ім’я та по батькові, рівень та ступінь освіти, досвід діяльності у сфері захисту прав дітей, розвитку сімейних форм виховання, займану посаду в організації/установі, яку представляє кандидат, делегування кандидата громадським об’єднанням/іншою установою, яку він представляє (додається відповідний лист-підтвердження). Така заява подається у паперовій формі (особисто, засобами поштового зв’язку) або електронній формі (шляхом надсилання на адресу електронної пошти обласної, Київської міської держадміністрації (військової адміністрації).
Строк подання заяви про включення до складу регіональної комісії становить не менше семи календарних днів з дня розміщення оголошення, зазначеного в абзаці шостому цього пункту.
Формою роботи регіональної комісії є засідання. Голова (у разі його відсутності - заступник голови) регіональної комісії може прийняти рішення про проведення засідання регіональної комісії в режимі відеоконференції або про участь члена регіональної комісії в засіданні регіональної комісії в такому режимі.
Засідання регіональної комісії вважається правоможним, якщо в ньому беруть участь не менше двох третин складу регіональної комісії.
Члени регіональної комісії:
здійснюють свої повноваження на громадських засадах;
зобов’язані не допускати реального або потенційного конфлікту інтересів під час роботи регіональної комісії та прийняття нею рішень;
несуть відповідальність за прийняті рішення відповідно до законодавства.
Рішення регіональної комісії приймається більшістю голосів членів регіональної комісії, які беруть участь у засіданні.
За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови регіональної комісії.
Усі прийняті рішення та результати голосування членів регіональної комісії зазначаються у протоколі, який підписується всіма присутніми на її засіданні членами.