За результатами розгляду документів, зазначених в абзаці другому пункту 4 цього Порядку, державна установа протягом 10 робочих днів з дати їх надходження приймає рішення про укладення договору про безоплатне поховання або про відмову в укладенні такого договору, про що повідомляє місцевій держадміністрації листом в паперовій чи електронній формі (за технічної можливості).
Обласні, Київська міська державні адміністрації (військові адміністрації) протягом п’яти робочих днів з дня прийняття рішення про поховання невпізнаних тіл (останків) загиблих (померлих) осіб на Національному військовому меморіальному кладовищі, військовому меморіальному кладовищі звертаються листом у паперовій або електронній формі (електронною поштою або з використанням системи електронного документообігу) до державної установи для укладення у паперовій або електронній формі (за технічної можливості) договору про організацію та проведення поховання невпізнаних тіл (останків) на Національному військовому меморіальному кладовищі, військовому меморіальному кладовищі, примірна форма якого затверджується Мінветеранів.
У разі відмови в укладенні договору про безоплатне поховання у листі державної установи зазначається обґрунтована підстава відповідно до пункту 6 цього Порядку.
До листа обласної, Київської міської державної адміністрації (військової адміністрації) у паперовій формі додаються:
копія письмового дозволу прокурора на здійснення поховання невпізнаного тіла (останків) загиблої (померлої) особи;
наданий на запит обласної, Київської міської державної адміністрації (військової адміністрації) лист Уповноваженого з питань осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, який містить відомості з Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, щодо відсутності відмітки про ймовірність або підтвердження належності виявленого (знайденого) невпізнаного тіла (останків) загиблої (померлої) особи до осіб, які загинули (померли) у зв’язку із збройною агресією проти України, до яких належать комбатанти держави-агресора, некомбатанти держави-агресора та цивільні особи, які були громадянами держави-агресора, крім тих, які перебували на території України на законних підставах, та інформацію, що може сприяти ідентифікації особи;
свідоцтво про смерть невпізнаної загиблої (померлої) особи.
До листа обласної, Київської міської державної адміністрації (військової адміністрації), надісланого в електронній формі (електронною поштою або з використанням системи електронного документообігу), додаються електронні копії документів, зазначених в абзацах третьому — п’ятому цього пункту.