Обласні, Київська міська державні адміністрації (військові адміністрації) протягом п’яти робочих днів з дня прийняття рішення про поховання невпізнаних тіл (останків) загиблих (померлих) осіб на Національному військовому меморіальному кладовищі, військовому меморіальному кладовищі звертаються листом у паперовій або електронній формі (електронною поштою або з використанням системи електронного документообігу) до державної установи для укладення у паперовій або електронній формі (за технічної можливості) договору про організацію та проведення поховання невпізнаних тіл (останків) на Національному військовому меморіальному кладовищі, військовому меморіальному кладовищі, примірна форма якого затверджується Мінветеранів.
До листа обласної, Київської міської державної адміністрації (військової адміністрації) у паперовій формі додаються:
копія письмового дозволу прокурора на здійснення поховання невпізнаного тіла (останків) загиблої (померлої) особи;
наданий на запит обласної, Київської міської державної адміністрації (військової адміністрації) лист Уповноваженого з питань осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, який містить відомості з Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, щодо відсутності відмітки про ймовірність або підтвердження належності виявленого (знайденого) невпізнаного тіла (останків) загиблої (померлої) особи до осіб, які загинули (померли) у зв’язку із збройною агресією проти України, до яких належать комбатанти держави-агресора, некомбатанти держави-агресора та цивільні особи, які були громадянами держави-агресора, крім тих, які перебували на території України на законних підставах, та інформацію, що може сприяти ідентифікації особи;
свідоцтво про смерть невпізнаної загиблої (померлої) особи.
До листа обласної, Київської міської державної адміністрації (військової адміністрації), надісланого в електронній формі (електронною поштою або з використанням системи електронного документообігу), додаються електронні копії документів, зазначених в абзацах третьому — п’ятому цього пункту.