Обласні, Київська міська держадміністрації (військові адміністрації) (далі - місцеві держадміністрації) протягом п’яти робочих днів з дня прийняття рішення про поховання невпізнаних тіл (останків) загиблих (померлих) осіб на Національному військовому меморіальному кладовищі та не пізніше ніж за 30 календарних днів до закінчення строку збереження тіл (останків) у пунктах збору тіл (останків), визначеного пунктом 20 Порядку забезпечення вилучення тіл, звертаються листом в паперовій чи електронній формі (електронною поштою або з використанням системи електронного документообігу) до державної установи “Національне військове меморіальне кладовище” (далі - державна установа) для укладення в паперовій чи електронній формі (за технічної можливості) договору про організацію та проведення безоплатного поховання невпізнаних тіл (останків) на Національному військовому меморіальному кладовищі, примірна форма якого затверджується Мінветеранів (далі - договір про безоплатне поховання).
До листа місцевої держадміністрації додаються копія письмового дозволу прокурора на здійснення поховання невпізнаного тіла (останків) загиблої (померлої) особи та наданий на запит місцевої держадміністрації лист Уповноваженого з питань осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, з відомостями з Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, щодо відсутності відмітки про ймовірність або підтвердження належності виявленого (знайденого) невпізнаного тіла (останків) загиблої (померлої) особи до агресора та щодо інформації, що може сприяти ідентифікації особи.
До листа місцевої держадміністрації, поданого в електронній формі, додаються електронні копії оригіналів документів, зазначених в абзаці другому цього пункту.