Форма заяви та інформація про спосіб її подання оприлюднюються на веб-сайті Інституту. Заява та додані до неї документи, що подаються в електронній формі, повинні бути сформовані як набори даних у машиночитаному форматі (за можливості).
Заява подається протягом п’яти робочих днів, наступних за кварталом, за який відшкодовуються витрати, здійснені розповсюджувачем книговидавничої продукції.