Під час реєстрації кожному зверненню громадянина присвоюється реєстраційний номер.
Реєстраційний номер первинного звернення громадянина складається з початкової літери прізвища громадянина, порядкового номера справи, порядкового номера звернення особи та порядкового номера звернення в САД. Наприклад: Л-2722/1/908, де “Л” - початкова літера прізвища громадянина, 2722 - порядковий номер справи, 1 - порядковий номер звернення громадянина, 908 - порядковий номер звернення в САД.
Повторні, дублетні, неодноразові звернення громадян реєструють так само, як первинні. Під час реєстрації їм присвоюють черговий реєстраційний номер, у складі якого змінюється порядковий номер звернення громадянина та порядковий номер звернення в САД, наприклад: Л-2722/2/1153, Л-2722/3/1461 в ЕРКК уноситься ознака надходження звернення громадянина.
Реєстраційний номер може бути доповнено іншими позначеннями, що забезпечують пошук, аналізування, систематизацію і зберігання звернень громадян.