Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома Керівників, керівників управління справами (загального відділу), управління кадрового забезпечення (відділу кадрів).
Для розслідування фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення фактів розголошення відомостей, що містяться в них, наказами Керівників призначаються комісії, висновки яких затверджуються Керівниками.
Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі актів комісій, затверджених Керівниками.
Акти комісій про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх Керівниками передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.