Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісіями, що призначаються наказами Керівників. До складу цих комісій обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники управління кадрового забезпечення (відділу кадрів).
В архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років.
Результати перевірки наявності оформляються актом за формою 10 (додаток 10).