Засідання наглядової ради скликаються за ініціативою голови наглядової ради, на вимогу члена наглядової ради, голови правління, керівника підрозділу внутрішнього аудиту (внутрішнього аудитора). Особи, на вимогу яких скликається засідання наглядової ради, мають право брати участь у такому засіданні наглядової ради.
Голова наглядової ради або корпоративний секретар за дорученням голови наглядової ради організовує скликання засідань наглядової ради та надсилає кожному члену наглядової ради повідомлення про скликання чергових або позачергових засідань наглядової ради не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати проведення засідання. За згодою більшості членів наглядової ради засідання може бути скликане із повідомленням у коротший строк.
Повідомлення надсилається на адресу електронної пошти, надану членом наглядової ради. Повідомлення має містити інформацію про дату, час, місце, форму проведення засідання, порядок денний і проекти рішень до порядку денного. До повідомлення також можуть бути додані матеріали, необхідні членам наглядової ради для підготовки до засідання.