Для заповнення посади в державному органі на деокупованій території суб’єкт призначення або керівник державної служби в такому державному органі звертається до НАДС з листом, в якому зазначає критерії до відповідної посади, а саме: найменування державного органу на деокупованій території; область деокупованої території; напрям роботи згідно з додатком 2; найменування посади; категорія посади; рівень освіти; досвід роботи (в роках); досвід роботи на керівних посадах (у разі потреби) (в роках).
НАДС на основі наданих критеріїв здійснює пошук в системі та формує перелік осіб, відомості про яких відповідають зазначеним критеріям, та передає його до відповідного державного органу на деокупованій території.