Для заповнення посади в державному органі на деокупованій території суб’єкт призначення або керівник державної служби в такому державному органі звертається до НАДС з листом, в якому зазначає критерії відповідної посади, а саме найменування державного органу на деокупованій території; регіон деокупованої території; напрям роботи згідно з додатком 2; найменування посади; категорія посади; ступінь вищої освіти; досвід роботи (в роках); досвід роботи на керівних посадах (у разі потреби) (в роках).
НАДС разом з Вищою школою публічного управління на основі зазначених критеріїв здійснює пошук в системі та формує перелік осіб, відомості про яких відповідають зазначеним критеріям, та разом з адресою електронної пошти, інформацією про ступінь освіти та досвід роботи передає до відповідного державного органу на деокупованій території.
Інформація про одну і ту саму особу може бути подана до кількох державних органів на деокупованій території.
Зазначена в абзаці другому цього пункту інформація подається державним органам на деокупованих територіях відповідно до законодавства про захист інформації з обмеженим доступом.