У разі прийняття рішення про відмову в розгляді документів, прийнятих закордонною дипломатичною установою України, територіальний орган/територіальний підрозділ ДМС не пізніше наступного робочого дня передає шляхом електронної інформаційної взаємодії між Єдиним державним демографічним реєстром, відомчою інформаційною системою ДМС та відомчою інформаційною системою МЗС відповідній закордонній дипломатичній установі України інформацію про відмову в їх розгляді із зазначенням підстав відмови з метою подальшого інформування заявника.