Для подання інформації про особу, яка використовуватиметься для внесення до заяви-анкети, засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія), або системи “е-Консул” формується у зручній для сприйняття змісту формі заява, яка містить такі відомості про особу, на ім’я якої оформляється паспорт громадянина України (далі - заява):
{Абзац перший пункту 18 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1569 від 03.12.2025 }
1) прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) (українською мовою та латинськими літерами відповідно до правил транслітерації або відповідно до їх написання у раніше виданих документах);
2) дата народження;
3) місце народження (українською мовою та латинськими літерами відповідно до правил транслітерації);
4) стать;
5) унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі;
6) відомості про громадянство;
7) підстави набуття громадянства України (у разі наявності у особи інформації);
8) реквізити документів, виданих особі засобами Єдиного державного демографічного реєстру, а також документів, на підставі яких видано такі документи (тип, назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ, строк дії документа);
9) відомості про зареєстроване або задеклароване місце проживання (перебування) особи, зняття особи з реєстрації місця проживання або про зміну місця проживання (перебування) особи (зазначається українською мовою та латинськими літерами відповідно до правил транслітерації);
10) інформація про народження дітей (у разі наявності);
11) інформація про шлюб і розірвання шлюбу;
12) інформація про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків;
13) інформація про зміну імені (у разі наявності);
14) відомості про особу, яка відповідно до закону представляє інтереси заявника (відомості про батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників та інших представників).
В умовах воєнного стану оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обмін паспорта громадянина України за заявами громадян України чоловічої статті віком від 18 до 60 років, які перебувають за межами України, здійснюється за умови наявності у зазначених осіб окремого номера запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів або відомостей військово-облікового документа (тип військово-облікового документа, найменування районного (об’єднаного районного), міського (районного у містах, об’єднаного міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки (далі - територіальний центр комплектування та соціальної підтримки), відповідного підрозділу розвідувального органу, в якому особа перебуває та/або перебувала на військовому обліку; для військовозобов’язаних та резервістів - також серія та/або номер військово-облікового документа (за наявності). Під час подання такими особами заяви-анкети для оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обміну паспорта громадянина України консульська посадова особа закордонної дипломатичної установи України перевіряє дійсність військово-облікового документа в порядку, передбаченому законодавством.
У разі отримання з Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів відомостей про недійсність військово-облікового документа під час електронної інформаційної взаємодії працівник закордонної дипломатичної установи інформує громадянина України про відмову в оформленні паспорта громадянина України, зокрема наявними засобами електронних комунікацій (телефонний зв’язок, електронна пошта) або поштового зв’язку.
Формування та подання заяви в електронній формі засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія), або системи “е-Консул” здійснюється автоматично, у тому числі з урахуванням відомостей, отриманих у порядку електронної інформаційної взаємодії.
{Абзац вісімнадцятий пункту 18 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1569 від 03.12.2025 }
Підтвердження достовірності та/або отримання відомостей, зазначених у заяві, здійснюється з використанням:
Державного реєстру фізичних осіб - платників податків;
Єдиного державного демографічного реєстру через єдину інформаційну систему МВС (щодо осіб, які мають паспорт громадянина України у формі картки та/або паспорт громадянина України для виїзду за кордон, оформлені засобами Єдиного державного демографічного реєстру);
Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
У разі відсутності в базах даних відомостей (документів), передбачених Порядком оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 р. № 302 (Офіційний вісник України, 2015 р., № 40, ст. 1188; 2016 р., № 87, ст. 2829), заявник подає такі документи до закордонної дипломатичної установи України під час формування заяви-анкети.
Під час подання заяви забороняється вимагати від заявника відомості або документи, подання яких не передбачено цим Порядком.
Під час заповнення заяви заявник обирає закордонну дипломатичну установу України, до якої подаватимуться заява-анкета та документи, необхідні для оформлення паспорта, та біометричні дані (параметри) особи, на ім’я якої оформляється паспорт, реєструється в е-черзі відповідної закордонної дипломатичної установи України та обирає доступні час та дату для подання заяви-анкети та документів і біометричних даних (параметрів).
Заявник під час заповнення заяви обирає спосіб видачі (отримання) оформленого паспорта громадянина України - особисто в закордонній дипломатичній установі України або міжнародним поштовим чи експрес-відправленням. Надсилання міжнародним поштовим або експрес-відправленням оформлених паспортів громадянина України здійснюється на підставі договору між МЗС та відповідно оператором поштового зв’язку або експрес-перевізником. Вартість пересилання документів, оформлених за результатами надання послуги, сплачується заявником під час подання заяви.
{Абзац двадцять сьомий пункту 18 в редакції Постанови КМ № 1569 від 03.12.2025 }
Заявник перевіряє правильність внесених до заяви відомостей та накладає на заяву кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису заявника, та з використанням електронних платіжних засобів сплачує адміністративний збір за оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обмін паспорта громадянина України, після чого підписана заявником заява разом з електронним документом, що підтверджує факт сплати заявником адміністративного збору, а у разі подання заяви засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія), - також із накладеною кваліфікованою електронною печаткою технічного адміністратора Порталу Дія та разом з електронними копіями поданих заявником документів (паспорта громадянина України або паспорта громадянина України для виїзду за кордон, який оформлений засобами Єдиного державного демографічного реєстру, заявників, електронного відображення актового запису про народження, реєстраційного номера облікової картки платника податків (у випадках, передбачених законодавством) передається до системи “е-Консул”, яка забезпечує передачу отриманої інформації до відомчої інформаційної системи МЗС.