Державні органи, підприємства, установи і організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, використання їх для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Зазначені юридичні особи зобов'язані передавати документи поточного діловодства до своїх архівних підрозділів у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
Власники документів Національного архівного фонду або уповноважені ними юридичні чи фізичні особи зобов'язані утримувати в належному стані будівлі і приміщення архівних установ, підтримувати в них необхідний технологічний режим, а також у випадках, передбачених законом, створювати копії для страхового фонду і фонду користування документами Національного архівного фонду, іншим чином забезпечувати їх збереженість, а у разі віднесення їх до унікальних чи надання у користування поза архівними установами забезпечувати страхування за правилами, встановленими законодавством.
Строки тимчасового зберігання документів в архівних підрозділах державних органів, підприємств, установ і організацій визначаються Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України з урахуванням правового статусу і особливостей діяльності відповідного державного органу, підприємства, установи або організації.
Власник, який передав архівні документи для зберігання архівній установі із залишенням за собою права власності на ці документи, у разі порушення нею умов зберігання документів, має право витребувати їх повернення у судовому порядку.
Архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій зобов'язані після закінчення строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду, в тому числі кінофотофонодокументів, передати їх на постійне зберігання до центральних, галузевих або місцевих державних архівних установ.
Державні архівні установи, архівні відділи міських рад можуть надавати юридичним і фізичним особам, які мають документи Національного архівного фонду, в межах виділених асигнувань допомогу в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування, а також на прохання власників приймати документи Національного архівного фонду на постійне чи тимчасове зберігання.
Типове положення про архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій затверджується Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
Забороняється розміщення архівних установ, у яких зберігаються документи Національного архівного фонду, в приміщеннях, що не відповідають вимогам зберігання таких документів та охорони праці працівників архівних установ, або переміщення цих установ без надання іншого рівноцінного приміщення, упорядкованого для зберігання архівних документів, роботи працівників і користувачів.
Вимоги до умов зберігання архівних документів визначає центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.