Дійсним є тільки один судновий журнал (в Реєстрі позначається активним). Усі інші зареєстровані суднові журнали в Реєстрі позначаються не активними.
До заяви додаються примірник (примірники) суднового журналу та відомості щодо свідоцтва про право плавання під Державним Прапором України (суднового патенту), а в разі подання заяви уповноваженою судновласником особою також подається копія документа, що підтверджує повноваження представника.
Не пізніше ніж за 10 календарних днів до планового закінчення дійсного суднового журналу судновласник повідомляє про це Адміністрацію судноплавства та вказує дату початку ведення наступного зареєстрованого суднового журналу, на підставі чого Адміністрація судноплавства вносить до Реєстру відповідну відмітку щодо дійсності наступного зареєстрованого суднового журналу (в Реєстрі позначається активним).
Судновласник, або уповноважена ним особа, може одночасно подати на реєстрацію два суднових журнали одного судна, при цьому до заяви додаються два примірники суднового журналу одного судна. У заяві судновласник вказує про реєстрацію двох суднових журналів одного судна та зазначає дату початку ведення одного із журналів.
Повідомлення про дату початку ведення наступного зареєстрованого суднового журналу направляється Адміністрації судноплавства:
У випадку одночасної реєстрації двох суднових журналів одного судна, їх реєстрація здійснюється послідовно.
у письмовій формі за підписом судновласника або уповноваженої ним особи та направляється на поштову адресу Адміністрації судноплавства листом з описом вкладення та повідомленням про вручення, або
Для реєстрації нового суднового журналу судновласник у заяві зазначає наступні підстави:
шляхом заповнення електронної форми на офіційному вебсайті Адміністрації судноплавства за підписом судновласника або уповноваженої ним особи відповідно до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги».
запровадження первинного суднового журналу (у випадку, коли на території України на цьому судні не було заведено судновий журнал);
зміна відомостей про судно, зазначених на титульній сторінці суднового журналу;
втрата або знищення попереднього суднового журналу із зазначенням обставин втрати або знищення та долученням документів, що засвідчують відповідно втрату або знищення суднового журналу (акт перевірки, висновок розслідування, доповідна записка капітана (судноводія), акт, засвідчений членами екіпажу судна тощо);
закінчення попереднього суднового журналу;
зміна судновласника (за бажанням нового судновласника).