Дійсним є тільки один судновий журнал (в Реєстрі позначається активним). Усі інші зареєстровані суднові журнали в Реєстрі позначаються не активними.
Не пізніше ніж за 10 календарних днів до планового закінчення дійсного суднового журналу судновласник повідомляє про це Адміністрацію судноплавства та вказує дату початку ведення наступного зареєстрованого суднового журналу, на підставі чого Адміністрація судноплавства вносить до Реєстру відповідну відмітку щодо дійсності наступного зареєстрованого суднового журналу (в Реєстрі позначається активним).
Повідомлення про дату початку ведення наступного зареєстрованого суднового журналу направляється Адміністрації судноплавства:
у письмовій формі за підписом судновласника або уповноваженої ним особи та направляється на поштову адресу Адміністрації судноплавства листом з описом вкладення та повідомленням про вручення, або
шляхом заповнення електронної форми на офіційному вебсайті Адміністрації судноплавства за підписом судновласника або уповноваженої ним особи відповідно до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги».