Уповноважена на реєстрацію суднового журналу посадова особа Адміністрації судноплавства вказує сформований реєстраційний номер суднового журналу, а також заповнює необхідні відомості на титульній сторінці суднового журналу і на останній сторінці суднового журналу, прошнуровує та скріплює печаткою Адміністрації судноплавства судновий журнал та надає його судновласнику або уповноваженій ним особі.
Судновласник або уповноважена ним особа вказує у нижній частині кожної сторінки суднового журналу присвоєний Адміністрацією судноплавства номер суднового журналу.