На початку конфлікту й у всіх випадках окупації кожна зі сторін конфлікту засновує офіційне Довідкове бюро у справах військовополонених, які перебувають під її владою. Нейтральні держави або держави, що не воюють, стосовно яких є припущення, що вони прийняли на своїй території осіб, що належать до однієї з категорій, зазначених у статті 4, стосовно цих осіб уживають таких самих заходів. Відповідна держава стежить за тим, щоб Довідкове бюро у справах військовополонених мало у своєму розпорядженні необхідні приміщення, обладнання та персонал для забезпечення його ефективної діяльності. Держава має право використовувати військовополонених для роботи в цьому бюро за умов, визначених тією частиною даної Конвенції, яка стосується праці військовополонених.
В якомога коротший строк кожна зі сторін конфлікту передає своєму Довідковому бюро всі відомості, зазначені в четвертому, п'ятому та шостому абзацах цієї статті, про кожну особу з боку супротивника, яка потрапила до неї в полон та належить до однієї із зазначених у статті 4 категорій. Нейтральні держави або держави, що не воюють, стосовно осіб цих категорій, яких вони прийняли на своїй території, діють так само.
За посередництвом, з одного боку, держав-покровительок, та, з іншого боку, Центрального агентства, зазначеного в статті 123, бюро негайно надсилає в якомога швидшим способом ці відомості відповідним державам.
Ця інформація дає можливість швидко поінформувати самих близьких родичів. З урахуванням положень статті 17, інформація повинна включати, наскільки це можливо для Довідкового бюро, стосовно кожного військовополоненого його прізвище, ім'я, звання, армійський, полковий, особовий чи серійний номер, місце та повну дату народження, зазначення держави, від якої він залежить, ім'я батька, дівоче прізвище матері, ім'я та адресу особи, яку слід поінформувати, а також адресу, на яку можна надіслати кореспонденцію для військовополоненого.
Довідкове бюро одержує від різних відповідних органів відомості про всі випадки переміщення, звільнення, репатріації, втечі, госпіталізації, смерті й передає такі відомості в порядку, передбаченому вище в третьому абзаці.
Так само регулярно, якщо можливо щотижня, передають відомості про стан здоров'я тяжко поранених або хворих військовополонених.
До обов'язків Довідкового бюро також входить надання відповідей на всі надіслані йому запити стосовно військовополонених, зокрема тих, які померли в полоні, а також здійснення будь-яких запитів, необхідних для одержання інформації, яку просять надати, якщо бюро її не має.
Усі письмові повідомлення, які робить бюро, скріпляють підписом або печаткою.
Крім того, на Довідкове бюро покладається обов'язок збирати й передавати відповідним державам усі цінні речі, зокрема кошти в будь-якій валюті, крім валюти держави, що тримає в полоні, а також документи, що мають важливе значення для самих близьких родичів, залишені військовополоненими, яких репатріювали чи звільнили або які втекли чи померли. Такі речі Бюро пересилає в пакетах з печаткою Бюро з доданням документа, в якому точно зазначено детальні відомості про власника речей, а також повний перелік умісту пакета. Інші особисті речі таких військовополонених передають за домовленістю між відповідними сторонами конфлікту.