З метою поповнення національних архівних фондів документами, що містять інформацію з історії народів України і Бєларусі, сторони проводять виявлення у своїх архівах таких документів і передають одна одній їх копії.
Після закінчення кожного календарного року сторони обмінюються переліками виявлених протягом року документів і здійснюють копіювання документів, відібраних за переліками кожної із сторін.
Обмін копіями здійснюється безкоштовно на еквівалентній основі. В інших випадках розрахунки за надання копій для поповнення фондів державних архівів ведуться на пільгових умовах, без урахування плати за підготовку і надання документів на копіювання з відшкодуванням фактичних витрат на матеріали і роботи по копіюванню згідно з прейскурантами сторін, а також договірними цінами, прийнятними для них.