ДОДАТОК 2 — ПРОЦЕДУРИ СПІВПРАЦІ У СФЕРІ РОЗРОБЛЕННЯ ТА МОНІТОРИНГУ НАДАННЯ ПОСЛУГ
Цей додаток містить рекомендації, згідно з якими Сторони домовляються діяти під час проєктування та моніторингу Послуг.
1. Загальні Принципи співпраці
Українська Сторона та ЄІБ співпрацюють у відборі проєктів, що отримуватимуть підтримку в межах Послуг, спираючись на підхід, визначений у Рамковій програмі підготовки проєктів для України (Ukraine Framework for Project Preparation). Зокрема, відбір проєктів, запропонованих Міжвідомчою робочою групою з підготовки публічних інвестиційних проєктів (PPU), здійснюється на основі пропозиції щодо фінансування (Форма оцінки потреб / Needs Assessment Form), поданої Банку Міністерством спільно з Офісом реформ (Reforms Delivery Office), які діють під координацією МРГ.
Кожна пропозиція щодо фінансування (Needs Assessment Form) повинна визначати Ініціатора проєкту, який у власній інституційній ролі бере участь у розробленні та моніторингу Послуг, що надаються щодо відповідного проєкту, зокрема у технічному розгляді та погодженні технічних специфікацій та результатів робіт.
Міністерство виступає координуючим органом та інституційним партнером ЄІБ, забезпечуючи узгодженість запитуваних Послуг із правилами та процедурами функціонування Програми для підготовки проєктів (Project Preparation Facility) Ukraine FIRST та рекомендаціями МРГ.
Кожна пропозиція щодо фінансування повинна визначати провідну фінансову установу (Lead Financial Institution) для цілей супроводження надання Послуг. Жоден проєкт не може бути відібраний для отримання підтримки в межах Послуг без погодження відповідної провідної фінансової установи, яка відповідає встановленим критеріям.
Остаточне рішення щодо відбору проєкту приймає Банк відповідно до вимог Фінансових документів (як визначено вище), у тому числі після проведення консультацій із Донором, залежно від обставин.
Кожна пропозиція щодо фінансування (Needs Assessment Form) повинна визначати Ініціатора проєкту, який безпосередньо бере участь у розробленні та моніторингу Послуг і який представляє Українську Сторону з питань погодження технічних специфікацій та прийняття результатів робіт, як зазначено нижче.
Відповідно до статті 2.5 Угоди Міністерство разом з Офісом реформ (Reforms Delivery Office) сприяють комунікації та співпраці між відповідними компетентними органами України в обсязі, необхідному для належного розроблення та надання Послуг. Міністерство зобов’язується інформувати Ініціаторів проєктів про процедури, погоджені в цьому Додатку 2, та забезпечувати їх дотримання такими Ініціаторами проєктів.
2. Розроблення та моніторинг Послуг
2.1. Розроблення Послуг
Сторони, зокрема Ініціатор проєкту, визначений відповідно до законодавства України та зазначений Українською Стороною у пропозиції щодо фінансування, співпрацюють у підготовці технічних специфікацій для надання Послуг щодо кожного окремого проєкту, відібраного для підтримки, визначаючи цілі, обсяг та способи надання таких Послуг.
Ініціатор проєкту, визначений у пропозиції щодо фінансування, у власній інституційній ролі бере участь у розробленні технічних специфікацій, що стосуються відповідного проєкту.
Міністерство виступає координаційним органом та інституційним партнером ЄІБ, забезпечуючи узгодженість із системою управління публічними інвестиціями (PIM framework), відповідним законодавством, що регулює функціонування програм для підготовки проєктів (Project Preparation Facilities), та рекомендаціями МРГ (PPU).
Передбачається також активна участь провідної фінансової установи (Lead Financial Institution).
Для кожної пропозиції щодо фінансування готується та погоджується окремий набір технічних специфікацій. Такі технічні специфікації фактично становлять частину технічного завдання (Terms of Reference), яке ЄІБ включає до тендерної документації, що використовується для відбору та управління діяльністю Консультанта.
Після завершення підготовки технічних специфікацій Ініціатор проєкту — як визначено у відповідній пропозиції щодо фінансування, поданій Міністерством спільно з Офісом реформ (Reforms Delivery Office),— надає електронною поштою письмове підтвердження прийняття остаточної редакції технічних специфікацій. Надаючи таке підтвердження, Ініціатор проєкту засвідчує, що зазначені технічні специфікації повністю відображають та враховують визначені потреби і приймає їх без застережень. Таке підтвердження не може бути безпідставно затримане та вважається наданим, якщо протягом 15 календарних днів з моменту отримання відповідного письмового запиту від ЄІБ не було прямо висловлено відмову.
На підставі технічних специфікацій, розроблених та погоджених у порядку, описаному вище, ЄІБ надає Консультанту завдання щодо надання Послуг відповідно до власних процедур Банку. Ініціатор проєкту визнає, що ЄІБ, виступаючи як орган, що здійснює закупівлю за Контрактом, може в ході процедури вносити зміни до технічних специфікацій та технічного завдання або тлумачити їх положення, за умови що будь-які такі зміни або тлумачення, якщо вони стосуються обсягу, змісту, послідовності чи строків надання Послуг, погоджуються з бенефіціаром до їх доведення ЄІБ до відома кандидатів або учасників тендеру.
З метою уникнення ризику недотримання принципів закупівель (прозорості, пропорційності, рівного ставлення, недискримінації та запобігання конфлікту інтересів) Українська Сторона та відповідний Ініціатор проєкту зобов’язуються не розголошувати: (i) до визначення ЄІБ виконавця Послуг — технічні специфікації та технічне завдання (Terms of Reference) або будь-яку додаткову інформацію, пов’язану з технічними специфікаціями та технічним завданням, за винятком її надання особам, яким така інформація необхідна для цілей, визначених у попередньому пункті; та (ii) після визначення ЄІБ виконавця Послуг — лише за попереднім письмовим погодженням ЄІБ та на погоджених ним умовах.
У межах адміністрування та реалізації ініціативи Ukraine FIRST ЄІБ користуватиметься підтримкою як власних експертів, так і зовнішніх консультантів, у тому числі тих, що залучені за Контрактом, зазначеним вище, а також інших експертів, залучених за окремими контрактами, такими як підтримка управління у межах Програми EU4U Advisory Programme. Такі види діяльності охоплюються сферою дії цієї Угоди.
3. Моніторинг Послуг
Сторони, а також відповідний Ініціатор проєкту та провідна фінансова установа (Lead Financial Institution), тісно співпрацюють у здійсненні моніторингу надання Послуг Консультантом.
Ініціатор проєкту розглядає результати робіт (deliverables) та звіти про виконання діяльності (activity reports), подані Консультантом (у випадках та в обсязі, передбачених технічними специфікаціями та технічним завданням), і надсилає Консультанту та провідній фінансові установі електронною поштою або письмове підтвердження відсутності заперечень (no-objection) щодо таких результатів або звітів, або свої письмові коментарі, у тому числі, за наявності, із зазначенням причин таких заперечень.
Якщо Ініціатор проєкту не надає письмове підтвердження відсутності заперечень або коментарі протягом 15 календарних днів з моменту отримання письмового запиту від Консультанта, вважається, що Ініціатор проєкту не має заперечень щодо відповідного результату робіт або звіту. Для уникнення сумнівів, органом, що здійснює закупівлю, є ЄІБ. Відтак відповідний Ініціатор проєкту не вважається замовником або закупівельною організацією у розумінні застосовного законодавства України у сфері публічних закупівель щодо Послуг.
Як передбачено статтею 2.7 цієї Угоди, ЄІБ належним чином врахує позицію Ініціатора проєкту та провідної фінансової установи під час прийняття власного рішення щодо погодження результатів робіт та звітів, підготовлених Консультантом, з огляду на умови Контракту. Водночас, з урахуванням договірних зобов’язань ЄІБ перед Консультантом за Контрактом, Українська Сторона визнає, що остаточне рішення щодо погодження результатів робіт та звітів, підготовлених Консультантом як таких, що надані відповідно до умов Контракту, належить ЄІБ.
З урахуванням положень статті 2.4 цієї Угоди, погодження ЄІБ Послуг (або будь-якої їх частини, включаючи будь-який результат робіт чи звіт про виконання діяльності) як таких, що надані відповідно до умов Контракту, здійснюється без шкоди для права Української Сторони відмовитися від такого результату робіт у разі, якщо він не відповідає її конкретним потребам або потребам Ініціатора проєкту. Українська Сторона зобов’язана повідомити ЄІБ про таку відмову у письмовій формі із зазначенням причин. Крім того, Українська Сторона зобов’язується не використовувати такий результат робіт і, на письмову вимогу ЄІБ, повернути або знищити будь-які його копії, у будь-якій формі, що перебувають у її володінні, а також забезпечити знищення будь-яких копій такого результату робіт, які можуть перебувати у володінні інших суб’єктів.
З метою уникнення будь-яких сумнівів, рішення ЄІБ про прийняття, відповідно до пункту (ii) статті 2.7, Послуг, наданих Консультантом, як таких, що надані відповідно до умов Контракту, не означає і не може тлумачитися як таке, що замінює або скасовує відмову Української Сторони від тих самих Послуг у разі, якщо вони не відповідають потребам Української Сторони або Ініціатора проєкту чи не є придатними для цілей, для яких Українська Сторона або Ініціатор проєкту мають намір їх використовувати, оскільки оцінка Послуг ЄІБ, з одного боку, та Українською Стороною і бенефіціаром — з іншого, може здійснюватися за різними критеріями.
У разі необхідності, на вимогу ЄІБ Ініціатор проєкту перевіряє табелі обліку робочого часу (timesheets), що відображають кількість днів або годин, відпрацьованих експертами Консультанта на території України, та підтверджує їхню достовірність шляхом їх підписання. Ініціатор проєкту має право відмовити у прийнятті табелів обліку робочого часу, поданих одним або кількома експертами Консультанта, залученими до надання Послуг, якщо такі табелі не відображають належним чином фактично відпрацьовані дні або години, або якщо, на обґрунтовану думку Ініціатора проєкту, якість послуг, наданих відповідним експертом, не відповідає вимогам технічного завдання (Terms of Reference) або, за наявності, професійним стандартам, що очікуються у відповідній галузі від експерта, який надає такі послуги.
Ініціатор проєкту повідомляє ЄІБ про своє рішення щодо прийняття будь-якого табеля обліку робочого часу, у тому числі, за потреби, із зазначенням причин відмови у його прийнятті. Прийняття відповідного табеля обліку робочого часу вважається здійсненим, якщо протягом 15 календарних днів з моменту отримання відповідного запиту від ЄІБ не було прямо висловлено відмову.
4. Внесення змін до Послуг та зміни у складі персоналу Консультанта
Ініціатор проєкту може ініціювати внесення змін до структури надання Послуг під час виконання Контракту. Такий запит надсилається ініціатором проєкту ЄІБ через Міністерство у координації з Офісом реформ (Reforms Delivery Office) разом із обґрунтуванням запитуваних змін не пізніше ніж за 30 календарних днів до запланованої дати їх застосування. ЄІБ має право заперечити проти таких змін, зокрема з причин, пов’язаних із наявним бюджетом або застосовними правилами закупівель і управління контрактами, та повідомляє Ініціатора проєкту про причини такої відмови.
Ініціатор проєкту має право бути поінформованим та погоджувати будь-які суттєві зміни до структури надання Послуг, які ЄІБ або Консультант можуть передбачати під час виконання Контракту. Згода Ініціатора проєкту на такі зміни вважається наданою, якщо протягом 15 календарних днів з моменту отримання повідомлення від ЄІБ щодо запропонованих змін не було прямо висловлено відмову. У разі відмови бенефіціар, за потреби, повідомляє ЄІБ про причини такої відмови.
Ініціатор проєкту має право бути проконсультованим та погоджувати будь-які зміни у складі експертної команди, залученої Консультантом, як це визначено в технічних специфікаціях або технічному завданні (Terms of Reference), які ЄІБ або Консультант можуть передбачати під час виконання Контракту. Згода Ініціатора проєкту на такі зміни вважається наданою, якщо протягом 15 календарних днів з моменту отримання повідомлення від Консультанта або ЄІБ щодо запропонованих змін не було прямо висловлено відмову. У разі відмови, за потреби, Ініціатор проєкту повідомляє ЄІБ про причини такої відмови.
У будь-який момент під час виконання Контракту Ініціатор проєкту може звернутися з вимогою про заміну одного або кількох експертів, залучених Консультантом, за умови наявності обґрунтованих підстав. Такий запит повинен бути надісланий ЄІБ разом із обґрунтуванням запитуваних змін. ЄІБ може заперечити проти таких змін, зокрема з причин, пов’язаних із застосовними правилами закупівель або управління контрактами, та повідомляє Ініціатора проєкту про причини такої відмови.
Як договірна Сторона Консультанта за Контрактом, ЄІБ зберігає за собою остаточне рішення щодо внесення будь-яких змін до Контракту.
5. Розкриття Персональних даних
Персональні дані можуть бути розкриті ЄІБ або за його дорученням Українській Стороні або Ініціатору проєкту та використовуватися Українською Стороною або Ініціатором проєкту наступним чином:
(A) Суб’єкти даних: Персональні дані стосуватимуться окремих експертів, призначених Консультантами для надання Послуг.
(B) Категорії Персональних даних: Персональні дані включатимуть Персональні дані наступних категорій: ідентифікація суб’єкта даних (наприклад, ім’я, посада тощо); освіта, професійна кваліфікація та досвід.
(C) Заходи безпеки: Українська Сторона та Ініціатор проєкту зобов’язуються вжити технічних та організаційних заходів безпеки для усунення ризиків, пов’язаних з обробкою та характером відповідних Персональних даних, з метою:
(i) запобігання доступу будь-яких неавторизованих осіб до комп’ютерних систем, що обробляють Персональні дані, і, зокрема: (1) несанкціонованому зчитуванню, копіюванню, зміні або видаленню носіїв інформації; (2) несанкціонованому введенню даних, несанкціонованому розкриттю, зміні або видаленню збережених Персональних даних; і (3) використанню систем обробки даних неавторизованими особами за допомогою засобів передачі даних;
(ii) забезпечення доступу уповноважених користувачів системи обробки даних лише до тих Персональних даних, до яких вони мають право доступу;
(iii) реєстрації переданих Персональних даних, часу та адресата передачі;
(iv) забезпечення обробки Персональних даних від імені третіх осіб виключно у спосіб, визначений договірною установою або органом;
(v) забезпечення неможливості зчитування, копіювання або видалення даних без дозволу під час передачі Персональних даних та транспортування носіїв інформації;
(vi) розроблення організаційної структури з урахуванням вимог щодо захисту даних.
(D) Контактні дані для реалізації прав суб’єкта даних
Міністерство економіки, екології та сільського господарства України
вул. М. Грушевського 12/2, м. Київ, 01008, Україна
Тел.: +38(044) 200-47-68
Ел. пошта: kinshchak@me.gov.ua
До уваги: Алла Кінщак, Начальник управління публічних інвестицій
(E) Права суб’єкта даних: доступ, стирання, знищення та заперечення
Суб’єктам даних необхідно, безпосередньо або через третю сторону, надати їхні Персональні дані, які зберігається в організації, за винятком випадків, коли запити є явно зловмисними, базуються на необґрунтованих інтервалах або їх кількості, або мають повторюваний чи систематичний характер, або коли доступ до них не повинен бути наданий відповідно до чинних правил та процедур ЄІБ.
За умови попереднього схвалення Європейським інспектором із захисту даних, вимога у доступі також не задовольняється, якщо це може серйозно зашкодити інтересам Української Сторони або інших організацій, що співпрацюють з Українською Стороною, і такі інтереси не переважають інтереси основних прав і свобод суб’єкта даних.
Джерела Персональних даних не потрібно ідентифікувати, якщо це неможливо зробити за допомогою необхідних зусиль або якщо це порушить права інших осіб, крім фізичної особи.
Суб’єкти даних повинні мати можливість стерти, змінити або знищити їхні Персональні дані, якщо вони є недостовірними або обробляються з порушенням цих принципів. За наявності вагомих підстав для сумнівів у законності запиту, організація може вимагати додаткових обґрунтувань перед здійсненням стирання, зміни або знищення. Повідомлення про будь-яке стирання, зміну або знищення третім особам, яким були розкриті дані, не є обов’язковим, якщо це вимагає надмірних зусиль.
Суб’єкт даних також повинен мати можливість заперечувати проти обробки Персональних даних, що стосуються його або її, за наявності вагомих законних підстав, пов’язаних з його або її конкретною ситуацією. Тягар доказування будь-якої відмови покладається на Українську Сторону, а суб’єкт даних завжди може оскаржити відмову в Європейському інспекторі із захисту даних.