Ця Угода про фінансування набирає чинності з дати її підписання останньою зі сторін і не пізніше 31 грудня 2015 року.
Цю Угоду укладено у двох оригінальних примірниках українською та англійською мовами, кожний з яких має однакову силу, один з яких надається Бенефіціарові, другий - Комісії. У випадку виникнення розбіжностей щодо тлумачення положень Угоди текст англійською мовою матиме переважну силу.
ВІД ІМЕНІ БЕНЕФІЦІАРА
(підпис)
Міністр економічного розвитку
і торгівлі України
Національний координатор
програм допомоги ЄС
Дата 13.09.2014
ВІД ІМЕНІ КОМІСІЇ
(підпис)
Міхаель КОЛЕР
Директор Програм сусідства
Генеральний директорат
з питань розвитку
та співробітництва -
EuropeAid
Дата 5.9.2014
ДОДАТОК І
ДО УГОДИ ПРО ФІНАНСУВАННЯ № ENPI/2014/033-833
ТЕХНІЧНІ ТА АДМІНІСТРАТИВНІ ПОЛОЖЕННЯ
Країна-бенефіціар /
регіон
Україна
Стаття бюджету
Рядок бюджету 21 03 02 01
Назва/№ CRIS
Підтримка громадянського суспільства в Україні
Номер CRIS: ENPI/2014/033-833
Загальна вартість
Загальна кошторисна вартість: 10.8 млн євро
Загальний внесок із бюджету ЄС: 10 млн євро
Очікуване співфінансування отримувачами грантів: 0.8 млн євро
Метод надання допомоги / метод управління та вид фінансування
Проектний підхід
Пряме управління (здійснюється Комісією як Підрядним Органом) - гранти (конкурс проектів) та закупівлі послуг
DAC-код
15150
Сектор
Демократичне партнерство та громадянське суспільство
1. ОПИС
Мета Програми полягає в посиленні залучення громадянського суспільства в процеси прийняття рішень та поліпшенні взаємодії між органами державної влади та громадянським суспільством в Україні як базовим елементом демократичного урядування. Програма супроводжує та доповнює допомогу, що надається в рамках Контракту для України з розбудови держави, а також доповнюватиме та забезпечуватиме синергію з іншими фінансовими інструментами та програмами ЄС, такими як Європейський інструмент з питань демократії та прав людини, програма «Організації громадянського суспільства та місцева влада», та діючі проекти в Україні, що фінансуються в рамках Фонду розвитку громадянського суспільства в країнах - сусідах ЄС.
Програма реалізовуватиметься шляхом проведення двох конкурсів проектних пропозицій, аби профінансувати проекти, які виконуватимуть громадські об’єднання (далі - ГО), а також через компонент технічної допомоги, аби забезпечити розвиток спроможностей громадянського суспільства та підтримати процеси структурного діалогу в Україні.
1.1. Цілі
Загальна мета цієї Програми - забезпечити зростання ролі громадянського суспільства у сприянні демократичним реформам та комплексному соціально-економічному розвитку в Україні.
Конкретними цілями Програми є:
1. Посилити спроможність та участь ГО в політичному діалозі, моніторингу та нагляді та реалізувати конкретні заходи, що забезпечуватимуть поступ реформ в Україні;
2. Надати допомогу на підтримку та розвиток сприятливого середовища для громадянського суспільства, включаючи його правові, інституційні, економічні та соціальні виміри - 1 .
__________
- 1 Вони можуть включати законодавчо-правове середовище, інституційне середовище, взаємодію та діалог між органами влади та організаціями громадянського суспільства (формальні та неформальні структури для діалогу з владою), представництво та авторитетність організацій громадянського суспільства. Див. Повідомлення Європейської комісії СОМ(2012)492.
Реалізація цієї програми залежить від отримувачів грантів і не обмежується діяльністю в межах одного сектору. Інклюзивний підхід, що застосовується до визначення ГО, забезпечуватиме представництво в рамках діяльності за багатьма секторами. Програма надалі сприятиме підзвітності влади та втіленню реформ. Вона також сприятиме більшій репрезентативності та прозорості самих ГО.
Реалізація окремих проектів в рамках цієї Програми також базуватиметься на діючих тематичних, регіональних та двосторонніх програмах, що виконуються разом з ГО, які активно працюють в сферах забезпечення ґендерної рівності, прав меншин та молодіжного розвитку.
1.2. Очікувані результати та головні заходи
Програму розроблено у відповідь на виклики та можливості, що виникли внаслідок кількамісячних протестів в Україні з листопада 2013 року, а також через потребу підтримати більшу роль громадянського суспільства в процесі переходу до нового режиму в країні.
Очікувані результати, пов’язані з загальною метою «Забезпечення зростання ролі громадянського суспільства у сприянні демократичним реформам та соціально-економічного розвитку в Україні», є наступними:
1 - Громадянське суспільство відіграє більш активну роль у сприянні реалізації реформ в Україні та їх моніторингу.
2 - Громадянське суспільство залучено до розробки та пілотуванням ініціатив із забезпечення комплексного соціально-економічного розвитку в Україні. Очікувані результати, пов’язані з конкретною метою 1 «Посилення спроможності та участі організацій громадянського суспільства в політичному діалозі, моніторингу та нагляді», є наступними:
1.1 - Підвищена професійна спроможність ГО виконувати свою роль: інституційна та управлінська спроможність; внутрішнє врядування; життєздатність; навики та вміння проведення досліджень, аналізу, формулювання політики, захисту і представництва інтересів та інформаційно-просвітницької діяльності; розуміння політичних та бюджетних процесів, включаючи бюджетні процеси в ЄС у випадках, коли це доречно.
1.2 - Завдяки політичному діалогу та ефективному механізму консультацій громадянське суспільство матиме більший вплив на якість державної політики та реформ.
1.3 - Нагляд та моніторинг громадянським суспільством створять ефективний механізм гарантій того, що оголошені реформи виконуються і надалі підтримуються.
1.4 - Завдяки пілотним проектам, особливо на місцевому рівні, ГО збільшать свій внесок до соціально-економічного розвитку та розбудови рівноправного суспільства і залучатимуться до виконання реформ.
Очікувані результати, пов’язані з конкретною метою 2 «Допомога в підтримці та розвитку сприятливого середовища для громадянського суспільства», є наступними:
2.1 - Правове середовище стане більш сприятливим для розвитку громадянського суспільства (наприклад, покращене законодавство та його виконання; запровадження механізму неоподатковуваних доброчинних пожертв суспільства на користь ГО; поліпшений механізм для ГО надавати соціальні послуги).
2.2 - Орієнтовані на результат взаємодія та діалог між органами державної влади та ГО:
- краща координація та робота ГО в платформах та в рамках спільної діяльності.
- ГО та органи державної влади мають діючі та ефективні механізми, як формальні так і неформальні, для ведення діалогу та нагляду на національному та місцевому рівнях.
- ГО та державні службовці поліпшать свої навички до співпраці, вбачаючи в ній корисне партнерство для своєї роботи.
2.3 - Зростаюча суспільна довіра до ГО, збільшене представництво та авторитетність ГО.
Сектори:
Серед чинників, що обумовлюють потребу в широкому спектрі секторів, на які націлена дана Програма, можна визначити наступні:
- Геополітичні події: в контексті дуже високої нестабільності та відсутності чіткої перспективи стосовно розвитку подій в Україні, ГО можуть відігравати всезростаючу стабілізуючу роль.
- Внутрішні політичні події: врядування, підзвітність та верховенство права лишатимуться ключовими секторами, моніторинг яких здійснюватиме представники громадянського суспільства, відповідно до положень Контракту для України з розбудови держави, який супроводжує ця Програма.
- Політичні відносини з ЄС: в ході виконання Угоди про Асоціацію підтримка комплексного соціально-економічного розвитку та соціальних секторів будуть важливим компонентом цієї Програми, аби забезпечити позитивний вплив Угоди і зменшити негативні короткотермінові наслідки від Угоди на соціально-економічну стабільність в країні.
Заходи:
Ця Програма базується на поточних проектах та ініціативах, що фінансуються ЄС, таких як наприклад, регіональний проект на підтримку громадянського суспільства в східних країнах - сусідах ЄС та діючі та майбутні проекти з ГО, що фінансуються в рамках Фонду розвитку громадянського суспільства в країнах - сусідах ЄС. Заходи, описані нижче, є орієнтованими та індикативними і будуть адаптовані відповідно до поточної ситуації та результатів оцінки стану та потреб громадянського суспільства, що наразі тривають.
Задля забезпечення взаємодоповнюваності отримувачів грантів та їх діяльності, більшість заходів, пов’язаних з розвитком спроможностей та механізмами ведення діалогу, будуть виконуватися ГО в рамках проведення двох послідовних конкурсів проектних пропозицій (з інтервалом в один рік), а також проектом технічної допомоги. Проект технічної допомоги забезпечуватиме синергію та взаємодоповнюваність між проектами та ініціативами, підтримуючи процеси, що відповідатимуть наявному попиту та користуватимуться підтримкою на місцях.
Заходи, пов’язані з очікуваним результатом 1.1 (і мають вплив на інші результати, такі як 2.2 і 2.3 ):
- Всеохоплюючий комплекс програм з розвитку інституційних спроможностей, включаючи навчання, обміни з ГО з країн ЄС, менторство та практичні заходи - 2 ;
__________
- 2 Відповідно до керівних матеріалів з розвитку спроможностей організацій громадянського суспільства, які розробляються Європейською комісією.
- Навчання для тренерів для представників громадянського суспільства та державних службовців (зокрема з механізмів взаємодії та діалогу);
- Підтримка наявних місцевих механізмів з розвитку спроможностей, таких як Онлайн-портал з організаційного розвитку «Маркетплейс» - 3 ;
__________
- 3 Див. www.ngomarket.org.ua. З презентацією поточного стану справ можна ознайомитися за посиланням: http://prezi.com/eh3xbpuudj3t/capacity-development-marketplace-today/.
- Потенційні теми для розвитку спроможностей ГО, що мають бути адаптовані за наслідками проведеної оцінки потреб:
- Політичний та бюджетний процес, проведення досліджень, представництво та захист інтересів і лобіювання
- Управління та внутрішнє врядування; визначення проектів, їх формулювання та фінансове управління; пошук фінансування;
- Інформаційно-просвітницька діяльність, комунікації та нові медіа;
- Комплексний ґендерний підхід;
- Політика та процеси в ЄС.
Заходи, пов’язані з очікуваними результатами 1.2 , 1.3 та 1.4 :
- Проекти ГО у визначених секторах, націлені на ведення політичного діалогу та взаємодію з органами державної влади з чітко встановленими цілями (наприклад, плани місцевого розвитку в рамках запланованої децентралізації);
- Започаткування та підтримка проведення багатосторонніх консультацій та діалогів між зацікавленими сторонами.
Заходи, пов’язані з очікуваним результатом 2.1 :
- Оцінка ситуації щодо правового та процедурного середовища;
- Проекти ГО, направлені на представництво та захист інтересів коаліціями ГО;
- Експертна допомога та кращі практики з країн ЄС, а також країн - кандидатів та країн - сусідів ЄС, в сфері підтримки та розвитку сприятливого середовища для діяльності ГО.
Заходи, пов 'язані з очікуваним результатом 2.2 :
- Визначення відповідних механізмів ведення консультацій на місцевому та національному рівнях через процеси та консультації участі та ознайомлення з кращими практиками;
- Належне застосування цих визначених механізмів;
- Підтримка структур з ГО та започаткування нових ініціатив громадянського суспільства.
Заходи, пов'язані з очікуваним результатом 2.3 :
- Всі вищезгадані заходи сприятимуть досягненню очікуваного результату 2.3.
Наступний невичерпний перелік індикаторів буде використовуватися задля виміру прогресу через регулярні проміжки часу протягом виконання цієї Програми, також у порівнянні з наявними базовими показниками:
- Рівень відповідності міжнародним стандартам положень національного законодавства, що стосується стану та розвитку громадянського суспільства;
- Кількість ГО, що отримали підтримку в рамках Програми, які сприяють проведенню політичного діалогу та реформ;
- Чітко визначений внесок ГО у формулювання національної політики, проведення інституційних реформ та сприяння соціально-економічному розвитку в Україні;
- Кількість та характер ініціатив ГО що спрямовані на зростання участі громадянського суспільства в процесах прийняття рішень;
- Кількість та характер випадків, зафіксованих ГО, невідповідного або недостатнього виконання державної політики, стратегії або правових актів;
- Кількість та характер партнерств між ГО та органами державної влади в контексті соціально-економічного розвитку;
- Кількість нормативно-правових актів, що містять пропозиції, винесені ГО;
- Кількість ГО, яким була надана підтримка в рамках Програми, які брали участь в розробці місцевих планів розвитку, стратегій та бюджетного планування;
- Кількість ГО, яким була надана підтримка в рамках Програми або через інший механізм надання допомоги, які сприяли соціально-економічному розвитку країни;
- Рівень ефективності політичного діалогу та механізмів консультацій між органами державної влади та ГО на місцевому та національному рівнях;
- Рівень обізнаності державних службовців та громадськості в цілому щодо ролей та функцій ГО;
- Кількість та життєздатність коаліцій та мереж ГО, що отримали підтримку в рамках Програми;
- Рівень довіри та репутація ГО в їхніх громадах та суспільстві в цілому.
2. РЕАЛІЗАЦІЯ
2.1. Орієнтовний операційний термін впровадження
Орієнтовний операційний термін впровадження цього заходу визначено у статті 2 Особливих умов.
2.2. Місцезнаходження
Компоненти Програми буде реалізовано на території України.
2.3. Компоненти та модулі виконання
2.3.1. Гранти: 2 конкурси проектних пропозицій «Підтримка громадянського суспільства в Україні» (пряме управління здійснюється Комісією як Підрядним Органом)
(a) Цілі надання грантів, сектори, пріоритети та очікувані результати
Цілі та очікувані результати від конкурсів проектних пропозицій відображені у даній Програмі (див. розділи 1.1 та 1.2)
(b) Умови прийнятності
Достатні критерії прийнятності для заявників конкурсів проектних пропозицій будуть визначені відповідно до ст. 1.2 Повідомлення Комісії «Основи демократії та сталого розвитку: ЄС та залучення громадянського суспільства в зовнішніх зносинах» - 4 . Організації громадянського суспільства включають всі недержавні, неприбуткові структури - 5 , неполітичні та мирного характеру, через які громадяни організовуються, аби просувати спільні цілі та ідеї політичного, культурного, соціального або економічного напрямку. Вони включать міські та сільські, формальні або неформальні організації, які працюють на місцевому, національному, регіональному або міжнародному рівнях.
__________
- 4 СОМ(2012)492.
- 5 Включають членські організації, організації, що працюють над вирішенням певного питання, та організації, що надають послуги. Серед них також є організації з громад, недержавні організації, релігійні організації, фундації, дослідні інституції, ґендерні та ЛҐБТ організації, кооперативи, професійні та бізнес асоціації, неприбуткові ЗМІ, професійні спілки та організації роботодавців.
(c) Головні критерії відбору та визначення отримувачів грантів
Достатнім критерієм відбору є фінансовий та операційний потенціал заявника.
Достатніми критеріями визначення отримувачів грантів є відповідність пропозиції до цілей конкурсу проектів; дизайн, ефективність, доцільність, життєздатність і економічна ефективність проекту.
(d) Максимальна частка співфінансування
Максимальна частка співфінансування грантів з боку ЄС у цих конкурсах проектних пропозицій становить 90%.
Фінансування можливе у повному обсязі (100%) лише у випадках, передбачених ст. 192 Регламенту Комісії (ЄК, Євроатом) No 966/2012, коли фінансування у повному обсязі є необхідним для виконання даного заходу. Необхідність повного фінансування буде визначено Комісією в рішенні про визначення отримувачів грантів, згідно з принципами рівного ставлення та раціонального фінансового менеджменту.
(е) Орієнтовний термін початку конкурсів проектних пропозицій
Перший конкурс проектних пропозицій буде розпочато орієнтовно через 3 місяці після того, як вступить в дію Угода про фінансування.
Другий конкурс проектних пропозицій почнеться через 15 місяців після вступу в дію Угоди про фінансування.
Фактичні дати початку конкурсу проектів визначатимуться з урахуванням планування інших програм для громадянського суспільства (наприклад, тематичні та ENPI/ENI програми або програми інших донорів) з метою посилення ефекту, уникнення дублювання чи плутанини. Також може передбачатися і спільний конкурс проектних пропозицій із залученням фінансування з тематичних програм та/ або інструментів ENPI/ENI.
2.3.2. Закупівлі (пряме управління здійснюється Комісією як Підрядним органом)
Тема
Вид
Орієнтовна кількість контрактів
Орієнтовний термін початку процедури
Технічна допомога на підтримку громадянського суспільства:
сприяння досягненню цілей 1 і 2, а також на досягнення всіх очікуваних результатів
Послуги
1
3 місяці після вступу в дію Угоди про фінансування
Моніторинг та оцінка
Послуги
1
12 місяців після вступу в дію Угоди про фінансування
2.4. Географічні критерії прийнятності для закупівель та грантів
Географічна прийнятність в контексті місця заснування для участі в закупівлях та процедурах на отримання грантів, а також в контексті походження придбаних товарів, визначається на основі правового акту, що регламентує фінансування даної Програми.
Комісія може змінити правила географічної прийнятності відповідно до ст. 9(2)(b) Регламенту - 6 «Спільні правила застосування» у випадку терміновості або відсутності товарів та послуг на певних ринках, або інших обґрунтованих випадках, якщо правила прийнятності унеможливлюють або надзвичайно ускладнюють реалізацію проекту.
__________
- 6 Регламент (ЄС) № 236/2014 Європейського парламенту та Ради ЄС від 11 березня 2014 року про спільні правила та процедури застосування інструментів ЄС для фінансування зовнішніх проектів, OJ L77, від 15.03.2014, стор. 95.
2.5. Індикативний бюджет
Модуль
Сума в євро млн
Внесок
третьої сторони*
(орієнтовно)
2.3.1. - Конкурси проектних пропозицій «Підтримка громадянського суспільства в Україні»
(пряме управління здійснюється Комісією як Підрядним Органом)
7.5
0.8
2.3.2. - Закупівлі (пряме управління здійснюється Комісією як Підрядним Органом)
2.0
-.
3.2., 3.3. - Оцінка та аудит
0.5
-.
Загалом
10
0.8
__________
* Отримувачами грантів
2.6. Моніторинг діяльності
До щоденних обов’язків кожного отримувача гранта та виконавця контракту з надання послуг належатимуть безперервний технічний та фінансовий моніторинг. З цією метою кожен отримувач гранта повинен створити постійно діючу внутрішню систему технічного і фінансового моніторингу проекту, яка буде використовуватися для підготовки звітів і вимірювання результатів та досягнення визначених цілей.
Окремий контракт на надання послуг з оцінки буде доповнювати цей моніторинг шляхом оцінювання як проектної діяльності, так і самої Програми, використовуючи індикатори, зазначені в п. 1.2.
2.7. Координація донорів
Ряд програм підтримки громадянського суспільства вже реалізуються країнами ЄС та іншими донорами в Україні. У ході подальшої розробки конкретних заходів в рамках цієї Програми на етапі впровадження доведеться враховувати окремі донорські ініціативи, призначені для України. Представництво ЄС в Україні буде інформувати інших донорів про хід розвитку цієї Програми, через регулярні засідання координаційної групи донорів, і, зокрема під час підготовки Дорожньої карти ЄС для взаємодії з громадянським суспільством в Україні - 7 .
__________
- 7 Див. розділ 4.5 Повідомлення Європейської комісії СОМ(2012)492.
Координація донорів з розвитку громадянського суспільства (а також на тему медіа та виборів) є дуже активною в Україні. Представництво ЄС головує на регулярних зустрічах з цих питань. Оскільки нинішня ситуація змушує багатьох донорів переглянути свої стратегії, наведена вище інформація буде перевірятись і відповідним чином оновлюватись.
2.8. Інформаційна взаємодія та забезпечення публічності
Інформаційна взаємодія та забезпечення публічності ЄС є юридичним обов’язком, що стосується усіх зовнішніх дій, які фінансуються ЄС.
Забезпечення публічності впроваджується Комісією, підрядниками та отримувачами грантів. Відповідні контрактні зобов’язання повинні бути включені в угоди про фінансування, закупівлі та грантові контракти. Зокрема, проект технічної допомоги, за участі Представництва ЄС в Україні, розробить стратегію, щодо інформаційної взаємодії та забезпечення публічності програми.
Для складання Плану інформаційної взаємодії та забезпечення публічності проекту і виконання відповідних договірних зобов’язань буде використовуватись Посібник з інформаційної взаємодії та забезпечення публічності зовнішніх заходів ЄС.
2.9. Організаційна схема та розподіл обов’язків
Програма буде реалізована Європейською Комісією, представленим Представництвом ЄС в Україні. Усі контракти та платежі здійснюватимуться Комісією на користь Бенефіціара цієї Угоди про фінансування.
За організаційної підтримки проекту технічної допомоги з метою оцінки та підтвердження загального управління та політики Програми буде створений Керівний комітет. Такий Керівний комітет має збиратись щонайменше один раз на рік.
Керівний комітет повинен складатися з відповідних представників країни-Бенефіціара, включаючи центральний орган виконавчої влади, до компетенції якого належать реалізації державної політики у відповідній галузі діяльності ГО, які отримують допомогу/гранти ЄС в рамках цієї Програми; до складу мають також входити: представники громадянського суспільства, що працюють в секторах цієї Програми; представники країн ЄС та інших донорів, що працюють в сфері розвитку громадянського суспільства в Україні; а також представники Європейського Союзу. Більш детально, статус, склад та повноваження Керівного комітету будуть визначені на перших зборах, що мають відбутися після початку роботи проекту технічної допомоги.
2.10. Звітність
Регулярні звіти, які міститимуть опис основної діяльності та фінансових аспектів ходу реалізації Програми, повинні надаватися отримувачами грантів та виконавцями контрактів з надання послуг до Представництва Європейського Союзу в Україні у відповідності до положень індивідуальних контрактів.
3. МОНІТОРИНГ, ОЦІНКА ТА АУДИТ
3.1. Моніторинг
На додаток до моніторингу, що проводитиметься кожним отримувачем грантів та виконавцем контракту з надання послуг (див. 2.6), незалежні консультанти, залучені Комісією, (або відповідальний за моніторинг орган) можуть проводити моніторинг, орієнтований на досягнення результату (ROM моніторинг), починаючи з шостого місяця реалізації заходів проектів, і який буде завершено не пізніше ніж за шість місяців до закінчення операційного терміну впровадження.
3.2. Оцінка
a) Комісія може проводити зовнішню оцінку за такою схемою:
(a) проведення проміжної оцінки;
(b) підсумкова оцінка на початку завершального етапу;
(c) по можливості, заключна оцінка після завершення Програми.
Бенефіціар та Комісія проаналізують висновки та рекомендації, зроблені під час роботи місії з проведення проміжної оцінки, і спільно приймуть рішення стосовно додаткових заходів, яких слід вжити, та внесення необхідних змін і уточнень, включно із переорієнтацією проектів, якщо таке буде зазначено. Звіти за результатами інших оціночних і моніторингових місій будуть передані Бенефіціарові для врахування будь-яких рекомендацій, зроблених такими місіями.
b) Комісія повинна інформувати Бенефіціара - 8 щонайменше за 1 місяць до початку проведення зовнішніх оцінок. Кожен Бенефіціар повинен дієво та ефективно співпрацювати з експертами оціночних та/або моніторингових місій, надаючи їм всі необхідні документи та інформацію, а також забезпечуючи доступ до місцезнаходження проекту та його заходів.
__________
- 8 В цьому абзаці під терміном «Бенефіціар» потрібно розуміти отримувачів грантів та виконавців контрактів з надання послуг.
3.3. Аудит
Проекти, що фінансуються в рамках цієї Програми, підлягатимуть перевірці витрат незалежним аудитором, як це передбачено грантовими контрактами.
ДОДАТОК II - ЗАГАЛЬНІ УМОВИ
Частина перша: Положення, які застосовуються до заходів,
в яких Бенефіціар виступає Підрядним органом
Стаття 1 - Загальні принципи
1.1. Частина перша визначає завдання з виконання бюджету, покладені на Бенефіціара у рамках непрямого управління, як описано у Додатку І (Технічні та адміністративні положення), а також права й обов’язки Бенефіціара та Європейської Комісії щодо виконання цих завдань.
Ці завдання включають проведення Бенефіціаром як підрядним органом процедур закупівлі та надання грантів, а також укладання, підписання та виконання договорів на закупівлю і надання гранту за результатами проведених процедур.
Як правило, відповідні платежі підрядникам та одержувачам гранту здійснюються Європейського Комісією. Проте певні платежі мають здійснюватись Бенефіціаром, у тому числі власному персоналу, відповідно до кошторису програми, як визначено у Статті 5 цих Загальних умов.
Якщо Бенефіціар є країною АКТ (група країн Африки, Карибського басейну і Тихоокеанського регіону), а проект фінансується Європейським фондом розвитку (ЄФР) відповідно до положень Статті 1.1 Спеціальних умов, то на Бенефіціара покладається виконання завдань, наведених у пп. (с)-(к) шостого абзацу Статті 35(1) та Статті 35(2) Додатку IV до Угоди про партнерство між країнами АКТ та Європейським Співтовариством.
Якщо Бенефіціар є країною ЗКТ (заморські країни та території), а захід фінансується Європейським фондом розвитку (ЄФР) відповідно до положень Статті 1.1 Спеціальних умов, то на Бенефіціара покладається виконання завдань, наведених у пп. (с)-(к) п’ятого абзацу Статті 14(1) та у Статті 14(2) Регламенту Європейської Комісії (ЕС) № 2304/2002 від 20 грудня 2002 року, що впроваджує Рішення Ради 2001/822/ЕС щодо асоціації заморських країн і територій з Європейським Співтовариством.
1.2. Бенефіціар продовжує нести відповідальність за виконання зобов’язань, передбачених цією Угодою про фінансування, навіть якщо до здійснення певних завдань з виконання бюджету у рамках реалізації кошторису програми, на який міститься посилання у Статті 5 цих Загальних умов, ним будуть залучатись інші суб’єкти, визначені у Додатку І (Технічні та адміністративні положення). Європейська Комісія, зокрема, залишає за собою право призупиняти платежі, призупиняти та/або припиняти дію цієї Угоди про фінансування з огляду на дії, відсутність дій та/або становище будь-якого призначеного суб’єкта.
1.3. Завдання, наведені у Статті 1.1 Загальних умов, повинні виконуватись Бенефіціаром відповідно до встановлених і опублікованих Європейською Комісією процедур і типових документів щодо укладання договорів на закупівлю та надання гранту, чинних на момент початку відповідної процедури.
1.4. Бенефіціар повинен створити та забезпечити функціонування ефективної та продуктивної системи внутрішнього контролю. Бенефіціар повинен дотримуватись принципів раціонального управління фінансами, прозорості та недискримінації, а також уникати ситуацій, що призводять до конфлікту інтересів.
Конфлікт інтересів має місце у випадку, коли неупереджене та об’єктивне виконання своїх обов’язків тією чи іншою відповідальною особою ставиться під загрозу з причин сімейного, емоційного характеру, політичних чи національних уподобань, економічних інтересів та будь-яких інтересів, спільних з інтересами учасника конкурсу, заявника або підрядника чи одержувача гранту.
Внутрішня система контролю - це процес, який має на меті достатньою мірою гарантувати ефективність, продуктивність та економічність заходів, достовірність звітів, захищеність активів та інформації, запобігання шахрайству і порушенням, їхнє виявлення та усунення, належне управління ризиками, пов’язаними з законністю та відповідністю встановленим нормам фінансових операцій, беручи до уваги багаторічний характер заходів, а також призначення відповідних платежів.
Зокрема, якщо Бенефіціаром здійснюються платежі відповідно до кошторису програми, то функції із затвердження платежів та їхнього обліку мають бути відокремлені і є несумісними, причому Бенефіціар повинен використовувати систему бухгалтерського обліку, яка надає точну, повну, достовірну та актуальну інформацію. Бенефіціаром також мають бути вжиті розумні заходи для захисту даних, які дозволяють ідентифікувати фізичну особу (персональні дані).
1.5. Звіт про виконання покладених на Бенефіціара завдань повинен відповідати зразку, наведеному у Додатку III. Проте якщо кошториси програм використовуються відповідно до положень Статті 5 цих Загальних умов, то звіт повинен відповідати вимогам, передбаченим у стандартних документах, на які міститься посилання у Статті 5.3 цих Загальних умов.
1.6. У цьому випадку немає потреби у наданні висновку щодо декларації керівництва за результатами незалежного зовнішнього аудиту, проведеного відповідно до міжнародно прийнятих аудиторських стандартів, оскільки цей проект підлягає аудиторським перевіркам з боку Європейської Комісії. Це дозволить перевірити правдивість тверджень, наведених у декларації керівництва, а також законність і правильність основних операцій, що були проведені.
1.7. Бенефіціар повинен проводити процедури закупівлі та надання грантів і укладати за їх результатами договори мовою цієї Угоди про фінансування.
1.8. Бенефіціар повинен інформувати Європейську Комісію про випадки, коли кандидату, учаснику конкурсу чи заявнику заборонено брати участь у процедурах закупівлі чи надання гранту, посилання на які міститься у Статті 1.3, а також про випадки, коли підрядника чи одержувача гранту звинувачено у тому, що він зробив неправдиву заяву, припустився суттєвої помилки чи порушення або вчинив акт шахрайства, чи коли виявлено серйозне порушення ним своїх договірних зобов’язань.
У таких випадках, без обмеження права Європейської Комісії щодо заборони на укладання суб’єктом майбутніх договорів на закупівлю чи надання гранту, що фінансуються Європейським Союзом згідно з чинним Фінансовим регламентом, до підрядників та одержувачів гранту Бенефіціар, якщо це дозволяється нормами його законодавства, може застосувати фінансові санкції, передбачені положеннями про адміністративні та фінансові санкції Загальних умов договорів на закупівлю та надання грантів, укладених Бенефіціаром відповідно до стандартних документів, на які міститься посилання у Статті 1.3. Зазначені фінансові санкції повинні застосовуватись за результатами змагального процесу, в якому забезпечено право на захист підрядника чи одержувача гранту.
Залежно від конкретних обставин, під час укладання договорів на закупівлю чи надання гранту Бенефіціар під свою особисту відповідальність може брати до уваги інформацію, розміщену у Центральній базі даних про заборону фінансування ЄС. Доступ до цієї інформації може бути забезпечено через координатора (координаторів) або шляхом звернення до Європейської Комісії - 1 (Європейська Комісія, Генеральний директорат з бюджетних питань, Бухгалтеру Європейської Комісії, BRE2-13/505, В-1049 Брюссель, Бельгія, та електронним повідомленням на адресу BUDG-C01-EXCL-DB@ec.europa.eu з копією на адресу Європейської Комісії, зазначену у Статті 3 Спеціальних умов). У випадку заборони фінансування Європейська Комісія може відмовити у виплаті коштів підряднику чи одержувачу гранту.
__________
- 1 Через координатора Бенефіціару має бути надано прямий доступ до Центральної бази даних про заборону фінансування ЄС, коли Бенефіціар підтвердить відповідальній службі Європейської Комісії, що він застосовує відповідні заходи захисту інформації як передбачено у Регламенті (EC) № 45/2001 Європейського Парламенту та Ради від 18 грудня 2000 року про захист фізичних осіб стосовно обробки персональних даних установами та органами Співтовариства та про вільний рух таких даних (Офіційне видання L8, 12.1.2001, стор. 1).
1.9. Бенефіціар повинен зберігати усі відповідні фінансові та договірні підтверджувальні документи з дати вступу в силу цієї Угоди про фінансування чи з більш ранньої дати, передбаченої як дата початку санкціонованих видатків у Статті 6 Спеціальних умов, протягом 5 років після завершення періоду виконання; зокрема, йдеться про такі документи:
Процедури закупівлі:
a. Оголошення про прогноз з підтвердженням опублікування оголошення про закупівлі з усіма змінами;
b. Призначення членів комітету з відбору пропозицій;
c. Звіт про проведення процедури відбору (разом з додатками) та заявами;
d. Підтвердження публікації оголошення про процедуру відбору;
e. Листи до учасників, які були відсіяні за результатами процедури відбору;
f. Оголошення про проведення конкурсних торгів чи еквівалент;
g. Документація конкурсних торгів, включаючи додатки до неї, пояснення, протоколи зборів, підтвердження публікації;
h. Призначення членів комітету з оцінки пропозицій конкурсних торгів;
i. Звіт про розкриття пропозицій конкурсних торгів;
j. Звіт про оцінку пропозицій конкурсних торгів / переговори, включаючи додатки та отримані пропозиції конкурсних торгів - 2 ;
__________
- 2 Відхилені пропозиції конкурсних торгів знищуються через п'ять років після завершення процедури закупівлі.
k. Лист-повідомлення;
l. Супровідна документація;
m. Супровідний лист до надання договору;
n. Листи учасникам конкурсних торгів, пропозиції яких були відхилені;
o. Повідомлення про визначення переможця / скасування конкурсних торгів, у тому числі підтвердження про публікацію;
p. Підписані договори, поправки до них, доповнення та відповідна кореспонденція.
Конкурс заявок чи пряме надання грантів:
a. Призначення членів комітету з оцінки пропозицій;
b. Звіт про розкриття пропозицій та адміністративний звіт, включаючи додатки та отримані заяви - 3 ;
__________
- 3 Відхилені пропозиції знищуються через три роки після завершення процедури надання гранту.
c. Листи до учасників, заяви яких пройшли відбір чи були відхилені, за результатами оцінки проектних записок;
d. Звіт про проведення оцінки проектних записок;
e. Звіт з оцінки заяви у повному обсязі чи звіт про проведення переговорів, з відповідними додатками;
f. Документи щодо перевірки на предмет відповідності встановленим критеріям та супровідні документи;
g. Листи до учасників, заяви яких пройшли відбір чи були відхилені, відповідно, разом із затвердженим резервним списком за результатами оцінки заяв у повному обсязі;
h. Супровідний лист до договору про надання гранту;
i. Повідомлення про визначення переможця / скасування конкурсу із підтвердженням публікації;
j. Підписані договори, зміни до них, доповнення та відповідна кореспонденція.
Що стосується кошторисів програм: на доповнення до вищезазначеного, уся відповідна документація стосовно платежів, стягнень і поточних витрат.
Стаття 2 - Строки підписання договорів на закупівлю та надання гранту Бенефіціаром
2.1. Договори на закупівлю та надання гранту повинні бути належним чином підписані обома сторонами на етапі практичної реалізації цієї Угоди про фінансування, але не пізніше ніж через три роки після вступу Угоди про фінансування в силу.
Якщо фінансування проекту здійснюється Європейським банком розвитку, кошториси програм, на які міститься посилання у Статті 5 цих Загальних положень, також мають бути затверджені Європейською Комісією протягом зазначеного трирічного строку.
Зазначений трирічний строк не може бути продовжено, якщо це не передбачено Статтею 6 Спеціальних умов, коли проект фінансується Європейським банком розвитку.
2.2. Проте наведені нижче акти можуть бути підписані у будь-який час протягом етапу практичної реалізації.
a. договори на закупівлю і надання грантів, що забезпечують реалізацію авансової складової кошторису програми ЄФР;
b. зміни до вже підписаних договорів на закупівлю і надання грантів;
c. окремі договори на закупівлю, які повинні бути укладені після дострокового припинення дії існуючого договору на закупівлю;
d. зміни до цієї Угоди про фінансування через зміну суб’єкта, на якого покладається виконання завдань, передбачених Статтею 1.2 цих Загальних умов; зазначені зміни повинні також передбачати новий строк, протягом якого новим суб’єктом має бути укладено договори на закупівлю та надання гранту відповідно до Статті 2.1.
2.3. Залишки коштів, передбачених для фінансування покладених на Бенефіціара заходів, для виконання яких не було підписано в установленому порядку жодних договорів, анулюються Європейською Комісією через три роки після вступу в силу Угоди про фінансування.
2.4. Положення Статті 2.3 не застосовуться до будь-яких залишків коштів резерву на покриття надзвичайних потреб чи коштів, звільнених після дострокового припинення договору. Ці залишки та вільні кошти можуть використовуватись для фінансування договорів, на які міститься посилання у Статті 2.2.
2.5. Договір на закупівлю чи надання гранту, за яким протягом трьох років після його підписання не відбулось жодних платежів, автоматично припиняє дію, а передбачені для його фінансування кошти анулюються.
Стаття 3 - Забезпечення публічності
3.1. Бенефіціар повинен вжити усіх необхідних заходів для забезпечення публічності фінансування Європейським Союзом діяльності заходів, виконання яких покладено на Бенефіціара, чи інших заходів у рамках даного проекту. Заходи із забезпечення публічності повинні бути визначені у Додатку І (Технічні та адміністративні положення) або погоджені між Бенефіціаром та Європейською Комісією пізніше.
Ці заходи із забезпечення інформаційної взаємодії та обміну інформацією мають відповідати змісту Посібника із забезпечення інформаційної взаємодії та публічності щодо зовнішніх дій ЄС, затвердженого та опублікованого Європейською Комісією, чинного на момент проведення зазначених заходів.
Стаття 4 - Положення щодо платежів, які здійснюються Європейською Комісією підрядникам і одержувачам грантів від імені Бенефіціара
4.1. Бенефіціар повинен надавати Європейській Комісії затверджені платіжні вимоги у такі строки, починаючи з дати отримання платіжної вимоги, без врахування періодів призупинення відліку строку, протягом якого має бути здійснено платіж:
(а) для попереднього фінансування, передбаченого у договорі на закупівлю чи надання гранту:
(i) 15 календарних днів для проекту, що фінансується з Бюджету;
(ii) 30 календарних днів для проекту, що фінансується коштом ЄФР;
b) 45 календарних днів для інших платежів;
Протягом періоду, що дорівнює строку, впродовж якого має бути здійснено платіж, передбачений договорами на закупівлю та надання гранту, Європейська Комісія повинна діяти у відповідності до положень Статей 4.6 та 4.7 з вирахуванням вищезазначених строків.
4.2. Після отримання платіжної вимоги від підрядника чи одержувача гранту Бенефіціар повинен повідомити Європейську Комісію про отримання та безпосередньо перевірити прийнятність цієї вимоги, тобто чи зазначено в ній підрядника чи одержувача гранту, відповідний договір, суму, валюту та дату платежу. Якщо Бенефіціар дійде висновку, що платіжна вимога є неприйнятною, він повинен її відхилити та повідомити підрядника чи одержувача гранту про відхилення цієї вимоги й підстави для її відхилення протягом 30 днів після отримання даної вимоги. Про відхилення вимоги та підстави для цього Бенефіціар також повідомляє Європейську Комісію.
4.3. Після отримання прийнятної платіжної вимоги Бенефіціар повинен перевірити, чи підлягає цей платіж сплаті, тобто чи були виконані усі договірні зобов’язання для здійснення зазначеного платежу; Бенефіціар за необхідності може також перевірити відповідний звіт. Якщо Бенефіціар дійде висновку, що платіж не підлягає сплаті, він повинен повідомити про це підрядника чи одержувача гранту, зазначивши підстави для цього. Європейській Комісії має бути передана копія цього повідомлення Бенефіціара про відхилення вимоги та підстави для цього відхилення. Європейська Комісія також має бути поінформована про відповідь підрядника чи одержувача гранту або про вжиті ними коригувальні заходи. Після зазначеної відповіді чи вжиття заходів, спрямованих на усунення порушень договірних зобов’язань, відлік строку сплати починається спочатку. Бенефіціар повинен перевірити цю відповідь чи коригувальні заходи, передбачені цим пунктом.
4.4. У разі непогодження Європейської Комісії з висновком Бенефіціара, що платіж не підлягає сплаті, вона повідомляє про це останнього. Бенефіціар повинен повторно розглянути це питання і, якщо дійде висновку про те, що платіж підлягає сплаті, повідомити про це підрядника чи одержувача гранту. Після відправлення цього повідомлення призупинення відліку строку сплати припиняється. Бенефіціар також повинен надати повідомлення Європейській Комісії. Подальші дії Бенефіціара визначаються положеннями Статті 4.5.
Якщо розбіжності між Бенефіціаром та Європейською Комісією залишаються, Європейська Комісія може сплатити неоспорювану частку суми рахунку-фактури, за умови, що таку суму можна чітко відокремити від оспорюваної суми. Про цю часткову сплату Європейська Комісія повинна повідомити Бенефіціара та підрядника чи одержувача гранту.
4.5. Якщо Бенефіціар дійде висновку, що платіж підлягає сплаті, він повинен передати Європейській Комісії платіжну вимогу та усі необхідні супровідні документи для схвалення й здійснення платежу. Бенефіціар також повинен надати довідку щодо кількості днів, що залишаються до закінчення строку сплати, а також про всі періоди призупинення відліку цього строку.
4.6. Якщо після передачі платіжної вимоги згідно зі Статтею 4.5 Європейська Комісія дійде висновку про те, що платіж не підлягає сплаті, вона повинна повідомити про це Бенефіціара, а також направити копію цього повідомлення підряднику чи одержувачу гранту із зазначенням підстав для цього висновку. Після повідомлення підрядника чи одержувача гранту відлік строку сплати призупиняється, якщо це передбачено укладеним договором. Бенефіціар повинен розглядати відповідь підрядника чи одержувача чи вжиті ними коригувальні заходи відповідно до положень Статті 4.3.
4.7. Якщо Бенефіціар і Європейська Комісія дійдуть висновку, що платіж підлягає сплаті, Європейська Комісія здійснює цей платіж.
4.8. У разі, якщо підряднику чи одержувачу гранту мають бути сплачені відсотки за порушення строків платежу, сума відсотків розподіляється між Бенефіціаром і Європейською Комісією пропорційно до кількості днів прострочення понад строк, передбачений Статтею 4.1, за таких умов:
(а) кількість днів, витрачених Бенефіціаром, розраховується віддати реєстрації прийнятної платіжної вимоги відповідно до Статті 4.3 до дати передачі платіжної вимоги Європейській Комісії згідно зі Статтею 4.5 та від дати повідомлення Європейської Комісії згідно зі Статтею 4.6 до наступної передачі платіжної вимоги Європейській Комісії згідно зі Статтею 4.5. При цьому вираховується період призупинення відліку строку сплати.
(b) кількість днів, витрачених Європейською Комісією, розраховується віддати, що наступає після дати передачі платіжної вимоги Бенефіціаром згідно із Статтею 4.5 до дати платежу та віддати передачі до дати повідомлення Бенефіціара згідно зі Статтею 4.6.
4.9. Будь-які питання, не передбачені наведеною вище процедурою, розв’язуються у дусі співпраці між Бенефіціаром і Європейською Комісією за аналогією з вищенаведеними положеннями, дотримуючись договірних відносин Бенефіціара з підрядником чи одержувачем гранту.
За наявності можливості, одна сторона сприяє наданню на прохання іншої сторони корисної інформації для оцінки платіжної вимоги ще до офіційної передачі платіжної вимоги чи її повернення першою стороною.
Стаття 5 - Кошторис програми
5.1. Якщо на Бенефіціара додатково покладено функції із здійснення платежів підрядникам, одержувачам грантів, та/або фінансування безпосередніх трудових витрат, він повинен робити це відповідно до кошторису програми, заздалегідь погодженого між Бенефіціаром і Європейською Комісією. Положення Статті 1.3 цих Загальних умов не застосовуються до закупівель, що здійснюються у рамках безпосередніх трудових витрат.
5.2. Кошторис програми - це документ, який визначає програму заходів, що мають бути реалізовані, потрібні для цього людські та матеріальні ресурси, відповідний бюджет і детальні технічні та адміністративні виконавчі домовленості щодо реалізації цих заходів протягом встановленого строку за допомогою закупівель, надання грантів та/або фінансування безпосередніх трудових витрат.
Кошторис програми повинен включати авансову складову та складову конкретних зобов’язань.
У рамках авансової складової кошторису програми на Бенефіціара покладається проведення процедур закупівлі та надання грантів, а також здійснення відповідних платежів і оплата безпосередніх трудових витрат.
У рамках складової конкретних зобов’язань Бенефіціар виконує завдання, передбачені у другому абзаці Статті 1.1 Загальних умов, а Європейська Комісія здійснює відповідні платежі підрядникам і одержувачам гранту. Деякі передбачені заходи, у тому числі проведення аудитів, оцінок, укладання рамкових договорів, можуть реалізовуватись безпосередньо Європейською Комісією.
Якщо проект фінансується Європейським фондом розвитку, то завдання, описані у Додатку 1, можуть реалізовуватись органом, діяльність якого регулюється приватним правом, за договором на надання послуг, який укладає Бенефіціар відповідно до процедур і стандартних документів, зазначених у Статті 1.3.
5.3. Усі кошториси програм, що забезпечують реалізацію Угоди про фінансування, повинні відповідати установленим Європейською Комісією процедурам і стандартним документам стосовно кошторисів програм, чинних на момент затвердження даного кошторису.
Звичайні поточні витрати, понесені суб'єктом, відповідальним за виконання покладених на Бенефіціара завдань відповідно до Статей 1.1 та 5.1 Загальних умов, повинні задовольняти критеріям прийнятності фінансування ЄС у рамках авансової складової кошторису програми протягом усього строку виконання цієї Угоди про фінансування, якщо Статтею 6 Спеціальних умов не встановлено більш ранній початок строку застосування критеріїв прийнятності. Зазначені витрати стосуються реалізації завдань, пов’язаних з виконанням бюджету, і включають видатки на оплату роботи персоналу, комунальних послуг (наприклад, водо-, газо- та електропостачання), оренду приміщень, оплату витратних матеріалів, технічного обслуговування, короткострокових відряджень, пального для транспортних засобів. До цих витрат не можуть включатись витрати на придбання транспортних засобів чи будь-якого іншого обладнання або здійснення експлуатаційної діяльності. Положення Статей 1.3 та 2.1 цих Загальних положень не застосовуються до цих звичайних поточних витрат.
5.4. Бенефіціар повинен подавати Європейській Комісії щороку до дати, зазначеної у Статті 6 Спеціальних умов, декларацію керівництва, підписану Бенефіціаром на відповідному рівні, відповідно до форми, наведеної у Додатку IV.
Стаття 6 - Порядок здійснення виплат Бенефіціару під час реалізації авансової складової кошторису програми
6.1. Перерахування коштів здійснюється Європейською Комісією не пізніше ніж через 30 календарних днів віддати реєстрації нею отриманої від Бенефіціара прийнятної платіжної вимоги щодо попереднього фінансування із зазначенням дати, суми та валюти; строк складатиме 90 календарних днів у випадку платіжної вимоги, що стосується поповнення чи закриття. Нарахування відсотків за порушення строку сплати здійснюється відповідно до застосованого Фінансового регламенту. Відлік строку сплати може бути призупинено Європейською Комісією, якщо вона повідомить Бенефіціара у будь-який момент часу протягом вищезазначеного періоду, що платіжна вимога не може бути задоволена через те, що зазначена в ній сума не підлягає сплаті, чи через неподання відповідних підтверджуючих документів. Якщо Європейською Комісією буде отримана інформація, яка ставить під сумнів прийнятність витрат, зазначених у платіжній вимозі, вона може призупинити відлік строку сплати з метою подальшого уточнення цієї інформації, у тому числі проведення перевірки на місці, аби до здійснення платежу пересвідчитись у тому, що зазначені витрати дійсно є прийнятними. Про призупинення відліку строку сплати Бенефіціар повинен бути поінформований у найкоротший строк. Відлік строку сплати відновлюється після надання відсутніх підтверджувальних документів чи відповідного коригування платіжної вимоги.
6.2. Європейська Комісія здійснює платежі на банківській рахунок у фінансовому закладі, схваленому Європейською Комісією.
6.3. Бенефіціар має гарантувати можливість ідентифікації коштів, сплачених Європейською Комісією на цей банківський рахунок.
6.4. У разі, коли платежі мають бути здійснені Бенефіціаром, перерахування в євро за необхідності конвертуються в національну валюту Бенефіціара за банківським курсом, що діє на день здійснення платежу Бенефіціаром.
6.5. Авансовий компонент кошторису програми, за яким протягом трьох років після закриття кошторису не відбулось жодних виплат Бенефіціару, автоматично втрачає дію, причому відповідна асигнована сума анулюється.