МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ЛИСТ
10.01.2011 N 31-32/7
Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі
Щодо індексації документів нотаріального діловодства
01.01.2011 набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 22.12.2010 N 3253/5 ( z1318-10 ) "Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства", яким було зокрема, затверджено нові форми Журналу реєстрації вхідних документів, Журналу реєстрації вихідних документів та Книги обліку і реєстрації спадкових справ.
У зв'язку з надходженням запитів стосовно відсутності у формах Журналу реєстрації вхідних документів, Журналу реєстрації вихідних документів та Книги обліку і реєстрації спадкових справ ( z1318-10 ) графи "N з/п", вважаємо за необхідне повідомити наступне.
Згідно положень пунктів 4.4.1 та 4.4.3 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України 17.10.97 N 1153 ( 1153-97-п ), індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.
Таким чином враховуючи, що "індекс документа" включає проставляння порядкового реєстраційного номера документа та його індекса за номенклатурою справ, графа "N з/п" була виключена, а форми Журналу реєстрації вхідних документів та Журналу реєстрації вихідних документів ( z1318-10 ) були приведені у відповідність до вимог вищевказаної Примірної інструкції ( 1153-97-п ).
З метою виключення подвійної реєстрації порядкових номерів спадкових справ, графа "N з/п" не передбачена також у формі Книги обліку і реєстрації спадкових справ ( z1318-10 ).
Принагідно слід зазначити, що при подальшому використанні нотаріусами залишків Журналу реєстрації вхідних документів, Журналу реєстрації вихідних документів та Книги обліку і реєстрації спадкових справ ( z1318-10 ) за формами, затвердженими наказом Міністерства юстиції від 31.12.2008 N 2368/5 ( z1325-08 ), графа 1 "N з/п" не заповнюється.
В.о. директора Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань Д.В.Журавльов