Система управління справами, каталог і тимчасові робочі файли
1. Євроюст повинен запровадити систему управління справами, що складається з тимчасових робочих файлів і каталогу, які містять персональні дані, зазначені у додатку II, та неперсональні дані.
2. Система управління справами має на меті:
(a) підтримку управління і координації розслідувань і кримінальних переслідувань, щодо яких Євроюст надає допомогу, зокрема, шляхом створення перехресних посилань між інформацією;
(b) полегшення доступу до інформації про поточні розслідування і кримінальні переслідування;
(c) полегшення контролю законності опрацювання персональних даних Євроюстом та дотримання ним застосовних правил захисту даних.
3. Система управління справами повинна бути підключена до безпечного телекомунікаційного з’єднання, зазначеного у статті 9 Рішення Ради 2008/976/ЮВС ( - 20).
4. Каталог повинен містити посилання на тимчасові робочі файли, опрацювання яких відбувається в межах Євроюсту, і не може містити жодних персональних даних, інших ніж ні, які зазначено у пунктах (1)(а)-(і), (к) і (m) та (2) додатка II.
5. При здійсненні своїх обов’язків національні члени можуть опрацьовувати дані в рамках окремих справ, над якими вони працюють, у тимчасовому робочому файлі. Вони повинні дозволяти старшому спеціалісту з питань захисту даних мати доступ до тимчасового робочого файлу. Національний член повинен повідомляти відповідному старшому спеціалісту з питань захисту даних про відкриття кожного нового тимчасового робочого файлу, який містить персональні дані.
6. Євроюст може не запроваджувати жодної іншої автоматизованої бази даних для опрацювання оперативних персональних даних, крім системи управління справами. Проте національний член може тимчасово зберігати та аналізувати персональні дані з метою визначення того, чи такі дані є релевантними для завдань Євроюсту і чи можуть вони бути включені до системи управління справами. Такі дані можуть тимчасово зберігатися протягом не довше трьох місяців.