Вимоги щодо управління та конфліктів інтересів
1. Адміністратор повинен мати надійні механізми управління з чіткою організаційною структурою та чітко визначеними, прозорими та узгодженими ролями й обов’язками для всіх осіб, залучених до надання бенчмарка.
Адміністратори повинні вживати відповідних заходів для виявлення конфліктів інтересів між собою, у тому числі з їхніми керівниками, працівниками або будь-якими особами, з якими вони безпосередньо або опосередковано пов’язані здійсненням контролю, та між надавачами даних або користувачами, щоб забезпечити незалежне та справедливе застосування експертного судження або розсуду, якщо це необхідно під час процесу визначення бенчмарка.
2. Надання бенчмарка необхідно операційно відокремити від будь-якої частини діяльності адміністратора, яка може спричинити фактичний чи потенційний конфлікт інтересів.
3. Якщо конфлікт інтересів виникає на рівні адміністратора через його структуру власності, контрольну частку або іншу діяльність, що її провадить суб’єкт, який є власником адміністратора або здійснює контроль над ним, чи суб’єкт, який перебуває у власності або під контролем адміністратора або будь-якої його філії, і такий конфлікт не можна у належний спосіб мінімізувати, відповідний компетентний орган може вимагати від адміністратора створення незалежної наглядової служби з паритетним представництвом стейкхолдерів, зокрема користувачів та надавачів даних.
4. Якщо таким конфліктом інтересів не можна у належний спосіб управляти, відповідний компетентний орган може вимагати від адміністратора припинити будь-яку діяльність чи будь-які відносини, які спричиняють конфлікт інтересів, або припинити надання бенчмарка.
5. Адміністратор публікує або розкриває інформацію про будь-які наявні або потенційні конфлікти інтересів, зокрема про конфлікти інтересів, що виникають у зв’язку із власністю або контролем адміністратора, перед користувачами бенчмарка, відповідними компетентними органами та, за доцільності, надавачами даних.
6. Адміністратор повинен запровадити та застосувати відповідні політики і процедури, а також дієві організаційні механізми для виявлення конфліктів інтересів, їх розкриття, запобігання їм, управління ними та їх мінімізації з метою охорони достовірності та незалежності у визначенні бенчмарка. Такі політики та процедури повинні підлягати регулярному перегляду та оновленню. У таких політиках та процедурах необхідно брати до уваги конфлікти інтересів, ступінь застосованого розсуду у процесі визначення бенчмарка та ризиків, які становить бенчмарк, порушують питання щодо них, а також такі політики і процедури, та:
(a) забезпечують конфіденційність наданої адміністратору або здобутої адміністратором інформації, що є предметом зобов’язань з розкриття інформації та дотримання прозорості відповідно до цього Регламенту; та
(b) в особливий спосіб пом’якшують конфлікт інтересів, що виникає внаслідок власності чи контролю адміністратора, або внаслідок інших інтересів у межах групи адміністратора, або через інших осіб, які можуть вплинути на адміністратора або контролювати його у зв’язку з визначенням бенчмарка.
7. Адміністратори повинні забезпечити, щоб їх працівники та будь-які інші фізичні особи, послугами яких вони користуються або послуги яких перебувають під їхнім контролем і яких безпосередньо залучено до надання бенчмарка:
(a) мали необхідні навички, знання та досвід для виконання покладених на них обов’язків та підлягали ефективному управлінню і нагляду;
(b) не підпадали під неналежний вплив або не ставали учасниками конфлікту інтересів і щоб винагорода та оцінення результатів діяльності таких осіб не створювали конфлікту інтересів або іншим чином не впливали на цілісність процесу визначення бенчмарка;
(c) не мали будь-яких інтересів або ділових зв’язків, які б компрометували діяльність відповідного адміністратора;
(d) не могли сприяти визначенню бенчмарка шляхом участі у формуванні цін покупки, цін продажу та в торгах особисто або від імені учасників ринку, якщо здійснення такого сприяння явно не вимагають як елемент методики визначення бенчмарка та воно не підпадає під дію конкретних правил, встановлених у ній; та
(e) підпадали під дію дієвих процедур для контролю за обміном інформацією з іншими працівниками, які беруть участь у діяльності, яка може створити ризик виникнення конфлікту інтересів, або з третіми особами, якщо обмін інформацією може вплинути на бенчмарк.
8. Адміністратор встановлює чіткі процедури внутрішнього контролю для забезпечення доброчесності та надійності працівника або особи, що визначає бенчмарк, зокрема щонайменше внутрішнє схвалення керівництвом перед розповсюдженням бенчмарка.