Заява з питань громадянства подається у письмовій формі з зазначенням дати її складання та підписується заявником.
Заяви з питань громадянства України за зверненням особи, яка звернулася до відповідного територіального підрозділу Державної міграційної служби України/посольства чи консульської установи України (далі - заявник), формуються з використанням відповідно засобів інформаційно-комунікаційної системи Державної міграційної служби України працівником територіального підрозділу Державної міграційної служби України, засобів інформаційно-комунікаційної системи Міністерства закордонних справ України консульською посадовою особою посольства чи консульської установи України.
Заяву з питань громадянства дитини підписує один з її батьків або інший законний представник дитини.
У разі здійснення такого провадження посольствами чи консульськими установами України передбачається попереднє подання заявником відомостей до відповідного посольства чи консульської установи України з метою формування заяви з питань громадянства.
Особа, яка зареєструвала шлюб до досягнення повноліття або якій надано повну цивільну дієздатність до досягнення повноліття відповідно до Цивільного кодексу України, заяву з питань громадянства підписує самостійно.
Сформована з використанням засобів таких інформаційно-комунікаційних систем заява з питань громадянства України, із зазначенням дати її подання, роздруковується у паперовій формі та надається заявнику для її перевірки та підпису. За відсутності зауважень до відомостей, викладених у заяві з питань громадянства України, заявник підписує таку заяву особисто, чим підтверджує правильність відомостей, внесених до заяви з питань громадянства України.
Заяву з питань громадянства недієздатної особи підписує її опікун.
Заява з питань громадянства України, підписана заявником, і подані ним документи скануються та вносяться відповідно до інформаційно-комунікаційної системи Державної міграційної служби України, інформаційно-комунікаційної системи Міністерства закордонних справ України.
Якщо заявник не може підписати заяву через неписьменність або фізичні вади, заяву на його прохання підписує інша особа.
У разі відсутності технічної можливості для формування заяви з питань громадянства України засобами інформаційно-комунікаційної системи Державної міграційної служби України/Міністерства закордонних справ України заява з питань громадянства України, підписана заявником, подається ним особисто у паперовій формі, а в подальшому вноситься працівником територіального підрозділу Державної міграційної служби України/консульською посадовою особою посольства чи консульської установи України відповідно до інформаційно-комунікаційної системи Державної міграційної служби України/Міністерства закордонних справ України.
Повідомлення заявнику надсилаються поштовим зв'язком та/або на адресу наданої заявником електронної пошти, а також засобами інформаційно-комунікаційної системи Державної міграційної служби України/Міністерства закордонних справ України після запровадження відповідної можливості.
Днем вручення повідомлень, пов'язаних зі здійсненням провадження з питань громадянства України, є:
1) день вручення повідомлення особі під розписку;
2) день направлення повідомлення на електронну пошту особи, надану цією особою у заяві з питань громадянства України;
3) день направлення у встановленому законодавством порядку повідомлення особі засобами інформаційно-комунікаційної системи Державної міграційної служби України/Міністерства закордонних справ України;
4) проставлення у поштовому повідомленні відмітки про відмову отримати повідомлення чи відмітки про відсутність особи за адресою місцезнаходження, місця проживання чи перебування особи, зазначеною цією особою в заяві з питань громадянства України;
5) день проставлення у поштовому повідомленні відмітки про відмову отримати повідомлення чи відмітки про відсутність особи за адресою місцезнаходження, місця проживання чи перебування особи, що зареєстрована у встановленому законом порядку, якщо ця особа не повідомила іншої адреси в заяві з питань громадянства.