Експлуатаційний документ для суднової станції оформлюється за виконання таких умов:
1) судно зареєстроване у Державному судновому реєстрі України або у Судновій книзі України (у тому числі тимчасово включений) та має відповідний документ, що підтверджує цю реєстрацію;
2) до складу суднової станції входять усі види (типи) радіообладнання, яке є обов’язковим залежно від типу судна та його призначення, району плавання і комплект якого повинен відповідати вимогам нормативно-правових актів, що діють у сферах морського та річкового транспорту, торговельного мореплавства, судноплавства на внутрішніх водних шляхах, навігаційного-гідрографічного забезпечення мореплавства та безпеки мореплавства суден флоту рибного господарства;
3) на кожне радіообладнання для суднової станції видано документ про відповідність (свідоцтво про схвалення типу суднового обладнання або індивідуальний сертифікат на радіо (навігаційне) обладнання);
4) УДЦР присвоєно сигнал розпізнавання передачі судна для відповідного радіообладнання (системи) зі складу суднової станції.
Суднові станції, що експлуатуються в міжнародних водах, відповідно до вимог статті 20 Регламенту радіозв’язку МСЕ мають бути внесені до Списку суднових станцій та присвоєнь ідентифікаторів морської рухомої служби (Список V службових публікацій МСЕ);
5) супутникова система в установленому порядку узгоджена для отримання послуг на території України (тільки для національних експлуатаційних документів);
6) надходження оплати за відповідним рахунком УДЦР за роботи з оформлення експлуатаційного документа.