Заохочені прокурори (слідчі) обліковуються у відповідних рядках за посадою, яку вони займали на час заохочення. Якщо впродовж звітного періоду одну особу заохочено двічі і більше разів за різними посадами, такий працівник обліковується у звіті лише один раз за однією з посад.