Інспекторські посвідчення затверджуються у таких примірниках:
перший — разом з документами, що стали підставою для затвердження інспекторського посвідчення, зберігається у номенклатурній справі підрозділу СБУ, в якому сталася втрата військового майна;
другий — надсилається до фінансово-економічного підрозділу СБУ, в якому ведеться бухгалтерський облік майна, що підлягає списанню;
третій — складається у разі списання військового майна, що отримано централізовано, та разом з копіями документів, що стали підставою для затвердження такого посвідчення, надсилається до підрозділу, який здійснює централізоване забезпечення військовим майном.