Для формування складу молодіжної ради місцева рада не пізніше ніж за 60 календарних днів до визначеної дати проведення установчих зборів утворює ініціативну групу з підготовки установчих зборів (далі - ініціативна група) за участю представників інститутів громадянського суспільства та молоді відповідної адміністративно-територіальної одиниці.
У разі коли при місцевій раді вже утворена молодіжна рада та її повноваження не припинені достроково, ініціативна група утворюється місцевою радою не пізніше ніж за 60 календарних днів до закінчення строку її повноважень. У такому разі кількісний та персональний склад ініціативної групи місцева рада затверджує з урахуванням пропозицій молодіжної ради.
До складу ініціативної групи входять делеговані члени діючої молодіжної ради (якщо її повноваження не припинені достроково), представники інститутів громадянського суспільства, які не представлені у складі молодіжної ради, представники місцевої ради, молоді відповідної адміністративно-територіальної одиниці.
Персональний склад ініціативної групи місцева рада оприлюднює на своєму офіційному веб-сайті та/або в інший прийнятний спосіб протягом п’яти робочих днів з дня її утворення.
Місцева рада не пізніше ніж за 45 календарних днів до проведення установчих зборів в обов’язковому порядку оприлюднює на своєму офіційному веб-сайті та/або в інший прийнятний спосіб підготовлене ініціативною групою та погоджене з нею повідомлення про дату, час, місце, порядок проведення установчих зборів, порядок подання заяв для участі в установчих зборах, відомості про склад ініціативної групи та прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), адресу електронної пошти та номер телефону відповідальної особи.
Для участі в установчих зборах до ініціативної групи подається заява за формою згідно з додатком, підписана уповноваженою особою керівного органу інституту громадянського суспільства або від молоді відповідної адміністративно-територіальної одиниці (у разі, коли молода особа подає заяву самостійно).
Для представників інститутів громадянського суспільства до заяви додаються:
прийняте у порядку, встановленому установчими документами інституту громадянського суспільства, рішення про делегування для участі в установчих зборах представника, який одночасно є кандидатом до складу молодіжної ради;
біографічна довідка делегованого представника інституту громадянського суспільства із зазначенням його прізвища, власного імені, по батькові (за наявності), місця роботи, посади в інституті громадянського суспільства, контактної інформації.
Для молоді відповідної адміністративно-територіальної одиниці до заяви додаються:
біографічна довідка із зазначенням прізвища, власного імені, по батькові (за наявності), посади, місця роботи (за наявності), контактної інформації;
підписний лист для збору підписів жителів відповідного населеного пункту про підтримку кандидата від відповідної адміністративно-територіальної одиниці.
Підписний лист повинен містити такі дані:
суть питання, яке порушується кандидатом;
порядковий номер особи, яка підписує лист;
прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) особи, яка підписує лист;
дату, місяць та рік народження особи, яка підписує лист;
адресу реєстрації місця проживання особи, яка підписує лист;
контактний номер телефону особи, яка підписує лист;
особистий підпис;
дату підписання.
Приймання заяв для участі в установчих зборах припиняється за 20 календарних днів до їх проведення.
У разі виявлення невідповідності документів, поданих інститутом громадянського суспільства або молоддю, вимогам цього Типового положення та положення про молодіжну раду ініціативна група не пізніше ніж за 15 календарних днів до проведення установчих зборів у письмовій та електронній формі інформує про це інститут громадянського суспільства або молоду особу з пропозицією щодо усунення таких невідповідностей протягом семи календарних днів.
За результатами перевірки документів, поданих інститутами громадянського суспільства, ініціативна група складає за сім календарних днів до проведення установчих зборів список кандидатів до складу молодіжної ради, які братимуть участь в установчих зборах, та список представників інститутів громадянського суспільства (молоді), яким відмовлено в участі в установчих зборах, із зазначенням підстави для відмови.
Підставами для відмови представнику інституту громадянського суспільства (молоді) в участі в установчих зборах є:
невідповідність документів, поданих інститутом громадянського суспільства (молоддю), вимогам цього Типового положення та положення про молодіжну раду;
неусунення інститутом громадянського суспільства (молоддю) невідповідності поданих документів зазначеним вимогам у строк, визначений абзацом двадцять четвертим цього пункту;
невідповідність інституту громадянського суспільства або делегованого ним представника (молоді) вимогам, установленим пунктом 8 цього Типового положення;
недостовірність інформації, що міститься в документах, поданих для участі в установчих зборах;
відмова інституту громадянського суспільства (молоді) в участі в установчих зборах шляхом надсилання ініціативній групі офіційного листа за підписом уповноваженої особи керівного органу такого інституту (молоді);
перебування інституту громадянського суспільства, який делегував свого представника для участі в установчих зборах, у процесі припинення.
Список кандидатів до складу молодіжної ради, які братимуть участь в установчих зборах, та список представників інститутів громадянського суспільства (молоді), яким відмовлено в участі в установчих зборах, із зазначенням підстави для відмови, інформація про результати діяльності інститутів громадянського суспільства за останній рік, біографічні довідки делегованих ними представників, а також уточнена інформація про дату, час та місце проведення установчих зборів, погоджена з органом, при якому її утворено, оприлюднюються не пізніше ніж за три робочих дні до проведення установчих зборів на офіційному веб-сайті місцевої ради та/або в інший прийнятний спосіб.
У разі коли за результатом перевірки документів, поданих інститутами громадянського суспільства (молоддю), кількість кандидатів до складу молодіжної ради є недостатньою, місцева рада за погодженням з ініціативною групою може прийняти рішення про продовження строку прийому документів від кандидатів. Строк прийому документів у такому разі може бути продовжений не більше ніж на 14 календарних днів. Оголошення про продовження строку прийому документів до молодіжної ради публікується на офіційному веб-сайті або інших офіційних сторінках місцевої ради не пізніше наступного дня з моменту прийняття відповідного рішення.
Під час проведення установчих зборів, які відкриває уповноважений представник ініціативної групи, з числа кандидатів до нового складу молодіжної ради обирається лічильна комісія, голова, секретар установчих зборів, заслуховується інформація голови або іншого уповноваженого члена попереднього складу молодіжної ради про її діяльність, якщо така рада утворена, а також обирається новий склад молодіжної ради.
Рішення установчих зборів оформляється протоколом, який складається протягом трьох робочих днів з моменту проведення установчих зборів, підписується головою та секретарем установчих зборів і подається місцевій раді.
Місцева рада оприлюднює протокол установчих зборів на своєму офіційному веб-сайті та/або в інший прийнятний спосіб протягом трьох робочих днів з моменту його надходження.