Діти зараховуються до відділення соціально-психологічної реабілітації та/або сімейної групи за направленням служби у справах дітей на підставі наказу директора центру.
На кожну дитину, зараховану до відділення соціально-психологічної реабілітації та/або сімейної групи, заводиться особова справа, в якій зберігаються:
направлення відповідної служби у справах дітей, виданого з урахуванням висновку міського центру дитини, що містить первинну оцінку потреб дитини;
медична картка дитини (форма N 026/у);
картка профілактичних щеплень (форма N 063/о);
виписка з історії хвороби з результатами медичного обстеження, у тому числі лабораторних аналізів крові, сечі, висіву із зіву на дифтерію, висіву калу на збудників кишкових інфекцій, ентеробіоз;
довідка від дільничного лікаря-педіатра про відсутність інфекційних захворювань за місцем проживання дитини;
копія свідоцтва про народження (у разі відсутності свідоцтва про народження - зазначається причина);
дані про батьків або осіб, які їх замінюють (або пояснення причини відсутності таких даних).
Особова справа дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, ведеться відповідно до пунктів 15 і 37 Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов'язаної із захистом прав дитини, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. N 866 ( 866-2008-п ) (Офіційний вісник України, 2008 р., N 76, ст. 2561).