Повідомлення про фінансову операцію формується в банку/філії іноземного банку/відокремленому підрозділі банку за місцем реєстрації цієї операції в реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу (далі - реєстр), і підписується шляхом накладання електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) відповідальним працівником цього банку/філії іноземного банку/відокремленого підрозділу банку або особою, яка тимчасово виконує його обов'язки.
Якщо інформація від відокремленого підрозділу банку до Спеціально уповноваженого органу передається через банк - юридичну особу, то файл-повідомлення, який формується в банку - юридичній особі й містить повідомлення про фінансові операції, що надійшли від відокремлених підрозділів банку для подальшого передавання до Спеціально уповноваженого органу, підписується відповідальним працівником банку - юридичної особи або особою, яка тимчасово виконує його обов'язки.