Про затвердження Примірної номенклатури справ державного нотаріального архіву

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

21.12.2009 N 2513/5

Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) та підпункту 3.1.3 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16 ( z0407-01 ), зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами і доповненнями), НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Примірну номенклатуру справ державного нотаріального архіву.

2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Н.В.Ященко) довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

3. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.

4. Цей наказ набирає чинності з 01.01.2010.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.

Міністр М.Оніщук

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 21.12.2009 N 2513/5

ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА справ державного нотаріального архіву

------------------------------------------------------------------

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 1 | 2 | 3 | 4 |

|----------------------------------------------------------------|

| 1. Адміністративно-господарська діяльність |

|----------------------------------------------------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |завідуючого |16-г | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |щодо здійснення |18-б | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 01-04 |Положення про |До | |

| | |18-а | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 01-05 |Протоколи |До | |

| |архівом |11 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |квартальні |153 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |квартальні та |299, 302 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 01-08 |Статистичні |До | |

| |нотаріальні дії,|298-б | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |архіву |46 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 01-10 |Правила |1 рік(1), |(1)Після заміни |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 01-11 |Посадові |До | |

| |архіву |49-а | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 01-12 |Документи |До | |

| |записки) про |22-а | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |(довідки, акти, |110, 342 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |звіти, листи, |36Д | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |про видачу |121 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |квитанції) про |1134 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |Головним |23, 6-Д | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |фізичними та |20 | |

| |дій | | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |наказів з |ст.100-б | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |реєстрації |ст. 100-б | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |реєстрації |100-б | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 01-25 |Розносна книга |1 рік, | |

| |для місцевої |ст. 101 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |штампів архіву |ст. 1132 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|----------------------------------------------------------------|

| 2. Вчинення нотаріальних дій |

|----------------------------------------------------------------|

| |дій | | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |дій | | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |дублікатів |121 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |посвідчені |ЕПК | |

| |( 3425-12 ), та | | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |( 3425-12 ) | | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |реєстрації |95 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|----------------------------------------------------------------|

| 3. Забезпечення архівного зберігання |

|----------------------------------------------------------------|

| 03-01 |Паспорт архіву |До | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-02 |Справи фондів |До |(1)Перехідні |

| |довідки до |ст. 107 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |постійного |ст. 109-а | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-06 |Списки джерел |До |(1)Перехідні |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-07 |Список (картки) |До |(1)Перехідний |

| | |108 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-09 |Пофондовий |1 рік(1), |(1)Після заміни |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-11 |Акти про |1 рік(1), |(1)Після повернення|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-12 |Замовлення на |1 рік(1), |(1)Після повернення|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-13 |Журнал |До |(1)Перехідний |

| |документів з |ст. 116 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-14 |Книга обліку |1 рік, |Після закінчення |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-15 |Журнал |1 рік(1), |(1)Після закінчення|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| |інструктажу |ст. 473 | |

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-17 |Журнал огляду |1 рік(1) |(1)Після закінчення|

|--------------+----------------+------------+-------------------|

| 03-18 |Номенклатура |До | |

| | |ст. 89-а | |

------------------------------------------------------------------

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Центральної експертно-перевірної комісії Державного комітету архівів України 17.12.2009 N 4

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ щодо застосування Примірної номенклатури справ державного нотаріального архіву

Примірна номенклатура справ державного нотаріального архіву (далі - Примірна номенклатура справ) є систематизованим переліком заголовків справ, що утворюються в діяльності державного нотаріального архіву (далі - архів).

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад документів, що створюються в процесі діяльності архіву. Вона має рекомендаційний характер і є методичним посібником для складання індивідуальної номенклатури справ кожного архіву.

Незалежно від наявності Примірної номенклатури справ кожний архів повинен мати індивідуальну номенклатуру справ (додаток 1).

Примірну номенклатуру справ підготовлено на основі вивчення складу і змісту документів архівів. При її підготовці враховано загальну практику систематизації та зберігання службових документів.

Для визначення строків зберігання документів використано Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 ( z0576-98 ), зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.09.98 N 576/3016 (із змінами та доповненнями) (далі - Перелік типових документів).

При складанні індивідуальної номенклатури справ архіву, необхідно звернути увагу на наступне:

1. З Примірної номенклатури справ до індивідуальної номенклатури справ архіву переносяться лише заголовки справ, які фактично утворюються в діяльності архіву.

До індивідуальної номенклатури справ також включаються всі справи, не передбачені Примірною номенклатурою справ, але такі, що фактично утворюються в процесі діяльності архіву, а також реєстри, книги і журнали обліку.

2. Заголовки справ, наведені в Примірній номенклатурі справ, при складанні індивідуальної номенклатури справ конкретизуються і уточнюються (зазначаються автори, кореспонденти, види документів тощо).

3. Залежно від кількості документів та строків їх зберігання, в індивідуальній номенклатурі справ можливе об'єднання або розмежування справ, зазначених у Примірній номенклатурі.

4. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачені Примірною номенклатурою справ, переносяться до індивідуальної. Для документів, не передбачених Примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюються відповідно до Переліку типових документів ( z0576-98). Для документів, не передбачених чинним Переліком типових документів, строки зберігання встановлюються на підставі вивчення їх експертною комісією (далі - ЕК) головних управлінь юстиції за погодженням з експертно-перевірочною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в індивідуальній номенклатурі справ у графі 5 робиться примітка: "Строк зберігання встановлено (ЕПК назва державного архіву, протокол N ___ від

____________)". У разі потреби строки зберігання деяких справ можуть бути збільшені за рішенням ЕК.

5. Оформлення індивідуальної номенклатури справ архіву здійснюється відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації архівної справи та діловодства та цієї Примірної номенклатури справ.

Індивідуальна номенклатура справ схвалюється ЕК головного управління юстиції та погоджується ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується завідуючим архівом.

6. Індивідуальна номенклатура справ складається в 4-х примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.

Перший (недоторканий) примірник зберігається в архіві, другий примірник використовується як робочий. Третій передається до головного управління юстиції для контролю за формуванням справ, а четвертий примірник надсилається до державної архівної установи, з якою погоджувалася номенклатура справ.

Форма індивідуальної номенклатури справ архіву наведена в додатку 1.

7. При заповненні граф індивідуальної номенклатури справ архіву необхідно враховувати наступний порядок.

7.1. У першій графі проставляється індекс справи, який складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.

7.2. У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид справи або види документів і коротко розкривати їх зміст.

Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі справ повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. На початку заголовка вказується вид справи (журнал, книга) або види документів (листування, акти, плани, звіти тощо). У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи" (у значенні "вид справи"). Основні різновиди документів, згрупованих у справі, зазначаються в дужках, наприклад: "Документи (постанови, ухвали, повідомлення) про накладення і зняття заборон відчуження нерухомого і рухомого майна". У заголовках справ, що містять листування, зазначається кореспондент та питання, з якого ведеться листування.

Якщо в справі групується планово-звітна документація, то в заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.

7.3. Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році. Ці дані відображаються в підсумковому записі.

Наприкінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ.

7.4. У четвертій графі індивідуальної номенклатури справ вказуються строки зберігання кожної справи і посилання на статті Примірної номенклатури справ або Переліку типових документів ( z0576-98 ).

Відмітка "доки не мине потреба" (ДМП) означає, що документація має тривале практичне значення і строк її зберігання визначається самим архівом, але не може бути менше одного року.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів.

Позначка "ЕПК", яку встановлено в номенклатурі для деяких видів документів, означає, що частина таких документів може мати культурне значення і, після проведення експертизи їх цінності, повинна вноситися до Національного архівного фонду (далі - НАФ). Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.

Відмітка "до ліквідації архіву" означає, що у разі ліквідації архіву, документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які мають соціальне-правове значення та зачіпають інтереси держави, передаються до органу вищого рівня, або відповідних архівних установ.

Документи зі строком зберігання "постійно" через 75 років передаються на зберігання до відповідного державного архіву.

7.5. У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляються примітки, які коментують і уточнюють строки зберігання документів та передачі їх до архіву, про перехідні справи та осіб, відповідальних за ведення цих справ.

8. Номенклатурою справ несекретного діловодства передбачається формування справ з документами з грифом "Для службового користування". При цьому у номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації документів з грифом "Для службового користування", а в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається поаркушно членами експертної комісії головного управління юстиції, у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи тривалого строку зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

9. Необхідно враховувати, що в справи групуються тільки виконані і правильно оформлені оригінали документів або засвідчені в установленому порядку копії одного діловодного року (за винятком перехідних справ). Кожна справа повинна містити не більше 200 - 250 аркушів (30 - 40 мм).

Якщо справа має більшу кількість аркушів, її потрібно формувати в декількох томах під одним індексом.

Необхідно включати до справи документи з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім - усі інші в логічній послідовності.

Не дозволяється групувати в справи документи тривалого зберігання разом з документами тимчасового строку зберігання.

10. Примірна номенклатура справ архіву передбачає централізоване формування справ.

11. В архіві складається річний розділ описів справ.

У річний розділ опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ, що утворилися в архіві впродовж року.

До кожного річного розділу опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру архіву за період, що охоплюють справи опису, коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах, висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується завідуючим архівом.

Опис справ обов'язково подається на розгляд ЕК головного управління юстиції для їх схвалення. Опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках та подаються на погодження ЕПК відповідного державного архіву.

12. Документи тимчасового зберігання (до 10 років включно) вилучаються для знищення після закінчення строків їх зберігання за номенклатурою справ на підставі акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 2).

Відбір документів для знищення і складання про це акта здійснюється після складання опису справ за відповідний період. Описи і акт розглядаються ЕК головного управління юстиції одночасно. Схвалені ЕК головного управління юстиції опис справ та акт про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею акти про вилучення для знищення документів затверджуються завідуючим архівом, після чого фондоутворювач має право знищувати документи.

13. Індивідуальна номенклатура справ архіву підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи архіву. За відсутності таких змін, індивідуальна номенклатура справ щорічно, до кінця поточного діловодного року переглядається, уточнюється і передруковується. Після чого затверджується завідуючим архівом і набирає чинності з 1 січня наступного року.

Додаток 1 до Методичних рекомендацій

Державний нотаріальний архів ЗАТВЕРДЖУЮ

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ Завідуючий державним нотаріальним архівом

____________ N _____ ________ __________________ (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)

на ____ рік (дата)

Гербова печатка

------------------------------------------------------------------

|-------------+-------------+-------------+------------+---------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

------------------------------------------------------------------

Завідуючий державним _________ ________________________ нотаріальним архівом (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)

Дата

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК Головного управління юстиції державного архіву від ____________ N _____ від ____________ N _____

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ____ році в державному нотаріальному архіві

------------------------------------------------------------------

| За строками |Усього | У тому числі |

| зберігання | |-------------------------------------|

|------------------+-------+------------------+------------------|

|------------------+-------+------------------+------------------|

|------------------+-------+------------------+------------------|

|------------------+-------+------------------+------------------|

------------------------------------------------------------------

Завідуючий державним ________ ______________________ нотаріальним архівом (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)

Підсумкові відомості передано в архів

Посада особи, ________ ______________________ відповідальної (підпис) (прізвище, ім'я, по за передавання батькові) відомостей

Дата

Додаток 2 до Методичних рекомендацій

Державний нотаріальний архів

АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ Завідуючий державним нотаріальним архівом

_________________ ________ __________________

(місце складання) (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)

(дата)

Гербова печатка

Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

На підставі__________________________________________________ (назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх

__________________________________________________________________ зберігання або примірної номенклатури справ)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N ________________________________________________________________ (найменування фонду)

------------------------------------------------------------------------------------

|------+---------+------+-------------+-------------+---------+----------+---------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

------------------------------------------------------------------------------------

Разом _______________ справ за _______________ роки (цифрами і словами)

Посада особи, ________ ______________________ яка проводила експертизу (підпис) (прізвище, ім'я, по цінності документів батькові)

Дата

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЕК державної архівної установи Головного управління юстиції від ____________ N _____ від ____________ N _____

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за

_________________________________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК ___________________________________________ (найменування

__________________________________________________________________ державної архівної установи)

(протокол від ____________ N __________)

Документи в кількості________________________________________ (цифрами і словами)

справ вагою ________________________ кг здано в __________________

____________________________ на переробку за приймально-здавальною (найменування установи)

накладною від ________________ N __________ або знищено шляхом спалення.

Посада особи, _________ ______________________ яка здала (знищила) (підпис) (прізвище, ім'я, по документи батькові)

Дата

Про затвердження Примірної номенклатури справ державного нотаріального архіву

Історія документа