На кожну дитину, зараховану до малого групового будинку, служба у справах дітей за місцем первинного обліку дитини формує особову справу.
Особова справа дитини, яка виховується у малому груповому будинку, повинна містити:
направлення служби у справах дітей за місцем первинного обліку дитини;
свідоцтво про народження дитини або паспорт (за наявності);
реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті;
відомості про батьків (документи, зазначені в пунктах 23-25 Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов’язаної із захистом прав дитини, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 866 “Питання діяльності органів опіки та піклування, пов’язаної із захистом прав дитини” (Офіційний вісник України, 2008 р., № 76, ст. 2561), братів, сестер і близьких родичів дитини з метою сприяння подальшому її влаштуванню у сімейні форми виховання та налагодженню родинних стосунків (за наявності);
документ, що підтверджує право власності (користування) дитини на нерухомість (за наявності);
опис майна дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування, в тому числі дитини з інвалідністю, та осіб з їх числа за формою згідно з додатком 7 до Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов’язаної із захистом прав дитини, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 866;
копію рішення органів опіки та піклування про встановлення опіки над майном дитини (за наявності);
документ, що підтверджує взяття дитини на квартирний облік громадян, які потребують поліпшення житлових умов, після досягнення нею 16-річного віку (за відсутності у дитини житла);
висновок про стан здоров’я, фізичний та розумовий розвиток дитини за формою згідно з додатком 4 до Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов’язаної із захистом прав дитини, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 866;
копію медичного висновку на дитину з інвалідністю та індивідуальної програми реабілітації (за наявності);
документ про освіту дитини;
копію обліково-статистичної картки дитини-сироти та дитини, позбавленої батьківського піклування (у випадку влаштування дітей, залишених без батьківського піклування, докладається пізніше);
довідку про призначення та виплату пенсії, державної соціальної допомоги, аліментів (за наявності);
ощадну книжку дитини або договір про відкриття рахунка в установі банку (за наявності);
копії документів, що підтверджують залишення дитини без батьківського піклування, статус дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування;
рішення органу опіки та піклування про надання статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування (у випадку влаштування дітей, залишених без батьківського піклування, докладається пізніше);
висновок інклюзивно-ресурсного центру (у разі наявності особливих освітніх потреб);
акт оцінки потреб сім’ї/особи за формою, затвердженою наказом Мінсоцполітики від 13 липня 2018 р. № 1005 “Про затвердження форм обліку соціальної роботи з сім’ями/особами, які перебувають у складних життєвих обставинах”;
копію індивідуального плану соціального захисту дитини;
індивідуальний план надання послуг дитині на основі проведеної комплексної оцінки її потреб;
звіти про виконання індивідуального плану надання послуг дитині.