Акт рекламації має бути підписаний покупцем. За можливості недоліки повинні бути зафіксовані засобами фото- або відеозйомки. Покупець протягом одного дня із дня отримання замовлення зобов'язаний повідомити на електронну адресу coinsbank@bank.gov.ua про виявлені недоліки, зазначити інформацію про номер замовлення, прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) покупця, додати скановані копії акта рекламації, первинних документів [накладна логістичної (поштової) компанії, квитанція], фотознімок або відеозапис (за наявності).
Національний банк протягом десяти робочих днів із дня отримання акта рекламації опрацьовує подані документи і повідомляє покупця про готовність прийняти продукцію на дослідження або про мотивовану відмову в її прийнятті.