Номери відсутніх документів (справ) та причини їх відсутності зазначаються в акті про приймання-передавання документів (справ) на архівне зберігання до ГДА Національного банку в колонці “Примітки” (додаток 2).
До акта про приймання-передавання документів (справ) на архівне зберігання до ГДА Національного банку додається письмове пояснення уповноваженої особи Національного банку, банків, зазначених у підпунктах 2-8 пункту 4 розділу I цих Правил, або ФГВФО про причини відсутності документів із зазначенням у підсумковому записі до кожного опису справ фактичної кількості документів (справ), що є в наявності.